Microsoft Teams Templates im Vergleich - 5 Vorteile von Valprovia Teams Center

Im Mai 2020 wurde das neue Feature Microsoft Teams Templates von Microsoft angekündigt und gegen Ende desselben Jahres veröffentlicht. Da eine Templating-Funktionalität in Microsoft Teams bis zu diesem Zeitpunkt gefehlt hatte, wurde das neue Feature mit Spannung erwartet. Andererseits hatten viele Unternehmen bereits eigene Templating-Mechanismen durch unterschiedliche Microsoft-Boardmittel entwickelt oder vorgefertigte Lösungen und Produkte wie Valprovia Teams Center erworben. Viele fragen sich nun, ob die entstandenen Anpassungen zum Templating zurückgesetzt oder bereits gekaufte Lösungen nicht mehr benutzt werden sollten.

Wir haben für Sie das neue Microsoft Feature getestet und möchten Ihnen aufzeigen, welche Vorteile die Valprovia Teams Center-Lösung gegenüber Microsoft Teams Templates hervorbringt.

Microsoft Teams Templates

Mit dem „Microsoft Teams Templates“ Feature haben Administratoren die Möglichkeit, direkt für Endnutzer vordefinierte Raumstrukturen in Microsoft Teams anzubieten. Dadurch steigt die Produktivität der Nutzer, da diese keine Zeit mehr verlieren, die Teams-Raumstruktur nachträglich zu konfigurieren.

Während der Konfiguration ist es durch Microsoft Teams Templates auch möglich, die Channels und Apps für das Teams-Raum-Template zu definieren. Aktuell sind nur Microsoft Teams Admins berechtigt, die Microsoft Teams Templates zu konfigurieren.

Valprovia Teams Center

Was wir Ihnen über unsere hauseigene Lösung Teams Center mitgeben wollen ist, dass diese nicht nur die Microsoft-Teams-Raum-Templating-Funktionalität enthält, sondern auch Themen wie Governance, Compliance, externe Benutzerverwaltung oder Integration von Microsoft Teams mit anderen Systemen wie Dynamics 365 unterstützt und automatisiert.

Bevor Sie eine Entscheidung über die Templating Funktionalität von Microsoft Teams treffen, sollten Sie folgende Vorteile der Valprovia Teams-Center-Lösung betrachten.

1. Vollständig konfigurierte Templates

Mit Microsoft Teams Templates können Channels und Apps zwar definiert werden, jedoch werden die Apps nicht konfiguriert. Das bedeutet, dass die Apps nach der Erstellung der Teams-Räume vom Endnutzer selbst konfiguriert werden müssen.

Im aufgezeigten Fall müsste der Endnutzer auf „Settings“ klicken und den Planner-Dienst selbst konfigurieren. Hier könnte das Problem auftreten, dass der Benutzer einen separaten Plan erstellt (nicht der Plan, der mit dem Teams Raum automatisch erstellt wird) und diesen dann im Teams-Raum als App konfiguriert. Dies würde Berechtigungsprobleme verursachen, da andere Teams-Raummitglieder dann keinen Zugriff auf den neu erstellten Plan mehr hätten.

Die Templating Engine der Teams-Center-Lösung kann die Kanäle und Apps, die in dem Template konfiguriert worden sind, so automatisiert bereitstellen, dass die Apps nicht weiter von Endnutzer betrachtet werden müssen. Dadurch bietet die Valprovia-Lösung eine vollautomatisierte und vollständige Konfiguration der Teams-Räume.

2. Templating für SharePoint Sites & Informationsarchitektur

Sie können aktuell mit Microsoft Teams Templates nur die Teams-Raumstrukturen definieren, es besteht jedoch keine Möglichkeit, die SharePoint Team Site anzupassen.

Sobald Sie einen Teams-Raum anlegen, wird eine SharePoint Team Site im Hintergrund für die Dateiablage erstellt. In SharePoint ist es ein ganz normaler Informationsarchitekturprozess, die Inhaltstypen und Spalten für Dokumente zu benutzen, um diese später besser auffindbar machen zu können. Durch Teams Templates wird die Funktionalität nicht geboten, extra Inhaltstypen oder Spalten bereitzustellen.

Mit der Templating Engine von Teams Center können Sie nicht nur die Team-Raumstruktur als Template bereitstellen, sondern auch die hinter dem MS Teams-Raum liegende SharePoint Team Site. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die SharePoint-Site-Struktur zu standardisieren und eigene Inhaltstypen oder Spalten zu provisionieren. Die Teams-Center-Lösung verwendet für das SharePoint Templating die berühmte Open Source Templating Engine PnP Provisoning Engine. Dadurch ist kein Schulungsbedarf notwendig, wenn Sie die SharePoint Team Site anpassen möchten, da zahlreiche Dokumente und Videos über die PnP Provisoning Engine zur Verfügung stehen.

3. Genehmigungen

Die Microsoft Teams Templates Features bieten Ihnen aktuell keine Möglichkeit, die Erstellung der Teams-Räume genehmigen zu lassen. Die Teams-Räume werden ohne Genehmigung erstellt. Dadurch entsteht ein Bedarf an zusätzlichen Lösungen wie der Request-a-Teams-App.

Im Projektkollaborations-Bereich wird oft eine Erstellung der Teams-Räume erst nach einer Genehmigung benötigt. Diese fehlende Funktionalität führt dazu, dass separate Anwendungen benutzt werden, was einen zusätzlichen Bereitstellungs- und Betriebsaufwand für die IT-Abteilung bedeutet.

Mit Teams Center müssen Sie keine weiteren separaten Lösungen pflegen, da Teams Center einen anpassbaren Genehmigungsworkflow für IT-Abteilungen bietet, welcher auf Basis von LogicApps abgebildet ist. Mit grundlegenden LogicApp-Kenntnissen können Sie bereits komplexere Genehmigungsprozesse abbilden, die Ihre Organisationsanforderungen erfüllen.

Außerdem haben Sie mit der Teams-Center-Lösung die Möglichkeit, pro Template-Typ eine Genehmiger-Gruppe zu definieren. Dadurch müssen nicht die gleichen Verantwortlichen alle Erstellungsanfragen für einen Teams-Raum entgegennehmen und die beantragten Räume genehmigen. Diese Aufgabe kann frei an verschiedene Verantwortliche verteilt werden.

4. Template-Berechtigungen & Sichtbarkeit

Aktuell können keine Berechtigungen für die Templates mit Microsoft Templates vergeben werden. Dadurch sehen die Endnutzer viele Templates auf einen Schlag. Diese Unübersichtlichkeit führt dazu, dass Endnutzer sich entscheiden, auf einen leeren Raum zurückgreifen und einen Teams-Raum ohne die Auswahl eines Template zu erstellen.

In der Praxis kommt es oft vor, dass pro Templates Berechtigungen definiert und die Anzahl der sichtbaren Templates pro Benutzer reduziert werden. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter der Marketingabteilung sieht nur die Templates, die für Ihn relevant/freigegeben sind.

Mit der Teams-Center-Lösung können Sie Berechtigungen für die Teams-Raum-Templates definieren. Dadurch können Sie bestimmen, welche Benutzer welche Templates zur Auswahl bekommen.

5. Provisionierung zusätzlicher Dokumente

Das Thema Provisionierung der Dokumente tritt oft als eine zusätzliche Anforderung neben den Punkten Templating, Genehmigungen und Template-Sichtbarkeit auf. Besonders wird eine Provisionierung der Dokumente im Falle von Onboarding-Prozessen benötigt. Wenn Sie Microsoft Teams Templates benutzen möchten, wird Ihnen standardmäßig keine Möglichkeit geboten Dokumente zu provisionieren.

Teams Center kann nicht nur die Strukturen bereitstellen, sondern auch die Dokumente. Sie können in einem Teams Center Template die Dokumente definieren, die mit der Teams-Raumerstellung bereitgestellt werden sollen. Anschließend können die Dokumente automatisch bereitgestellt werden.

Treffe ich eine mit Microsoft Feature konkurrierende Entscheidung, wenn ich die Valprovia Teams-Center-Lösung einsetzen möchte?

Betrachten Sie den gesamten Artikel, erkennen Sie, dass die Lösung von Valprovia einige Vorteile mit sich bringt. Aus diesem Grund kann der erste Gedanke sein, die Valprovia Teams-Center-Lösung einzusetzen. Dadurch kommt die Frage auf, ob die Microsoft Features ignoriert werden können und stattdessen andere Lösungen eingesetzt werden sollten. Da viele IT-Manager im Standard bleiben möchten, ist es wichtig, die Frage zu beantworten, welche Implikationen die Verwendung von Teams Center mit sich bringt.

Die Valprovia Teams-Center-Lösung konkurriert nicht mit dem Microsoft Teams Templates Feature. Man kann auch das Standard-Feature von Microsoft als Templating Engine einsetzen. Auf der anderen Seite ist es nach Bedarf möglich, die Templating Engine von Valprovia zu nutzen. Da die Teams-Center-Lösung von Valprovia auf Basis der Standard-Erweiterungsoptionen von Microsoft Teams entwickelt wurde, können auf Wunsch alle Standard-Features von Microsoft Teams verwendet werden, ohne dass Sie die Updatefähigkeit Ihrer Microsoft-Teams-Umgebung einschränken müssen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir Ihnen das Standard Templating Feature von Microsoft Teams und die Vorteile der Teams-Center-Lösung von Valprovia nähergebracht. Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen können Sie das Standard-Feature verwenden. Die aufgelisteten Vorteile der Teams Center Lösung kann Ihnen Entscheidungskriterien aufzeigen, wann Sie eine vorgefertigte Lösung gebrauchen könnten.