Die 10 wichtigsten Microsoft Teams Governance Best Practices

Was ist Microsoft Teams Governance?

Unter Microsoft Teams Governance versteht man die Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse, die eine effektive und sichere Nutzung von Microsoft Teams innerhalb einer Organisation sicherstellen. Es umfasst die Verwaltung des Benutzerzugriffs, die Datensicherheit, die Einhaltung von Unternehmensstandards und regulatorischen Anforderungen. Wichtige Aspekte sind:

• Benutzerzugriffskontrolle: Es wird definiert, wer Teams erstellen, Mitglieder hinzufügen und Berechtigungen verwalten darf.
• Datenschutz: Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Archivierung und Compliance werden implementiert.
• Lebenszyklusmanagement: Die Erstellung, Wartung und Löschung von Teams wird verwaltet, um sicherzustellen, dass sie den Zielen der Organisation entsprechen.

Eine effektive Governance hilft, Ordnung, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Teams effizient und sicher innerhalb der Organisation genutzt werden.

1. Wer darf Teams erstellen?

Angemessene Berechtigungen sind wichtig für die Governance. Dies verhindert ein unkontrolliertes Wachstum der Teams-Plattform. Wenn die Berechtigungen nicht eingeschränkt sind, hat normalerweise jeder Benutzer die Erlaubnis, Microsoft Teams-Arbeitsbereiche zu erstellen und neue Mitglieder ohne Einschränkungen einzuladen.

Zu viele Einschränkungen führen jedoch schnell zu einer hohen Arbeitsbelastung in der IT-Abteilung. Dies wiederum verringert die Benutzerakzeptanz aufgrund langer Wartezeiten bei der Erstellung von Teams. Um hier ein Gleichgewicht zu finden, sollten Benutzer/Benutzergruppen autorisiert werden, Teams zu erstellen. Es wird empfohlen, mindestens zwei Teambesitzer zu haben, um sicherzustellen, dass bei einer Vertretungsregelung immer ein Besitzer vorhanden ist, um neue Mitglieder einzuladen und so eine Unterbrechung des Arbeitsablaufs zu vermeiden.

Wichtig: Die Einschränkung der Teamerstellung auf bestimmte Benutzer hilft, Chaos zu vermeiden und die IT-Arbeitslast zu reduzieren.

2. Teambesitzer sollten keine Site Collection Administratoren sein

Jede Microsoft Teams-Gruppe wird mit einer eigenen SharePoint-Site-Collection erstellt. Durch das Hinzufügen eines Benutzers als Besitzer in einem Teams-Arbeitsbereich erhält dieser automatisch Administratorrechte für die zugehörige SharePoint-Site-Collection.

Der SharePoint-Site-Collection-Administrator hat die höchste Berechtigungsstufe zur Verwaltung der SharePoint-Site. Es wird empfohlen, Teams mit einem Dienstbenutzer zu erstellen, bei dem kein Endbenutzer Administratorrechte für die Site-Collection erhält. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Freigabeeinstellungen der SharePoint-Site, einschließlich späterer Archivierungs- und Löschprozesse.

Wichtig: Verwenden Sie Dienstkonten für die Teamerstellung, um eine bessere Kontrolle über die SharePoint-Einstellungen zu gewährleisten.

3. Arbeiten mit Kanälen und Apps für eine bessere Übersicht

Eine Überfülle an Arbeitsbereichen kann die Zusammenarbeit erschweren und die Verwaltung der internen IT-Abteilung verlangsamen. Es wird empfohlen, mit Kanälen zu arbeiten, um den Arbeitsbereich in geeignete Unterpunkte zu strukturieren.

Der Allgemeine Kanal sollte eher als Landing Page oder Hub für Interaktionen zwischen Teammitgliedern gesehen werden. Für neue Themenbereiche innerhalb des Teams sind neue Kanäle vorzuziehen, um eine bessere Differenzierung der Themen für alle Benutzer zu ermöglichen. Verlinken Sie Apps oder Websites in den einzelnen Kanälen Ihrer Teams, um die Produktivität zu steigern und den Zugriff auf externe Apps und Websites zu vereinfachen.

Wichtig: Die Strukturierung von Arbeitsbereichen mit Kanälen und das Verlinken von Apps verbessert die Übersichtlichkeit und Produktivität.

4. Genehmigungsprozesse zur Vermeidung von Chaos

Beim Bereitstellen von Teams ist es nützlich, diese an einen Genehmigungsprozess zu koppeln. Dies ermöglicht die Nachverfolgung der Themen, für die Teams benötigt werden.

Durch die Verknüpfung der Teamerstellung mit einem Genehmigungsprozess erhalten autorisierte Benutzer die Erlaubnis, Anfragen für Teams zu überprüfen und je nach Abteilung zu erstellen. Dies hilft, Duplikate und die Vermehrung von Teams-Arbeitsbereichen besser zu verhindern.

Wichtig: Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass Teams kontrolliert und nur bei Bedarf erstellt werden.

5. Dynamische Mitgliedschaften und Automatisierung

Dynamische Mitgliedschaften ermöglichen die automatische Zuweisung von Teammitgliedern basierend auf Regeln, können jedoch einschränkend sein. Es wird empfohlen, eine Governance-Lösung für mehr Flexibilität zu verwenden.

Dynamische Mitgliedschaften werden über Azure Active Directory verwaltet und können Benutzer automatisch basierend auf bestimmten Attributen hinzufügen oder entfernen. Eine Governance-Lösung kann umfassendere Automatisierung bieten und maßgeschneiderte Prozesse ermöglichen.

Wichtig: Dynamische Mitgliedschaften und Automatisierung vereinfachen das Teammanagement, erfordern jedoch eine sorgfältige Implementierung.

6. Standardisierung Ihrer Teams

Die Standardisierung von Teams hilft Benutzern, sich schnell zurechtzufinden. Es wird empfohlen, Vorlagen für verschiedene Teamtypen zu erstellen, um Konsistenz zu gewährleisten.

Vorlagen können vordefinierte Kanäle, Registerkarten und Ordnerstrukturen enthalten, die auf spezifische Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Dies reduziert die Lernkurve für Benutzer und stellt sicher, dass alle Teams einer konsistenten Struktur folgen.

Wichtig: Standardisierte Vorlagen verbessern die Benutzererfahrung und Governance.

7. Dokumententagging

Eine ordnungsgemäße Dokumentenkennzeichnung verbessert die Suchbarkeit und Organisation. Es wird empfohlen, automatisierte Verschlagwortung und Metadatenextraktion zu verwenden, um das Dokumentenmanagement zu verbessern.

Das Tagging von Dokumenten mit relevanten Schlüsselwörtern und Metadaten erleichtert das Auffinden von Dateien über Suchfunktionen. Automatisierte Lösungen können helfen, Tags und Metadaten konsistent anzuwenden.

Wichtig: Effektives Dokumententagging vereinfacht die Suche und verbessert die Organisation.

8. URL- und Namenskonventionen definieren

Konsistente Namenskonventionen verbessern die Auffindbarkeit und Strukturierung von Microsoft Teams-Arbeitsbereichen. Es wird empfohlen, Präfixe und Metadaten zu verwenden, um Teamnamen zu standardisieren.

Automatisierte Tools können bei der Durchsetzung dieser Konventionen in der gesamten Organisation helfen.

Wichtig: Namenskonventionen verbessern die Organisation und Auffindbarkeit von Teams.

9. Lebenszyklusmanagement: Inaktive Teams archivieren

Es wird empfohlen, inaktive oder irrelevante Teams zu identifizieren und zu archivieren, um eine saubere und effiziente Teams-Umgebung zu gewährleisten.

Das Archivieren von Teams setzt deren Inhalt auf schreibgeschützt, wodurch die Informationen erhalten bleiben, aber keine weiteren Änderungen möglich sind. Automatisierte Lösungen können den Identifizierungs- und Archivierungsprozess vereinfachen.

Wichtig: Das Archivieren inaktiver Teams hält die Teams-Umgebung organisiert und effizient.

10. Externe Benutzer verwalten

Es wird empfohlen, den Zugriff externer Benutzer regelmäßig zu überprüfen und zu verwalten, um Sicherheitsrisiken zu vermeiden. Automatisierte Prozesse können helfen, inaktive externe Benutzer zu entfernen.

Externe Benutzer können zur Zusammenarbeit an spezifischen Projekten eingeladen werden, aber ihr Zugriff sollte sorgfältig überwacht und bei Bedarf widerrufen werden.

Wichtig: Die regelmäßige Verwaltung externer Benutzer gewährleistet Sicherheit und Compliance.