Kostenübersicht für Microsoft Teams Governance Tools im DACH-Raum 2024

Interne Kosten vor der Implementierung von Microsoft Teams Governance-Tools

Alle Schritte auf dem Weg zur Drittanbieter Governance Software, die Kosten und Aufwände verursachen:

Anforderungsaufnahme

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, welche Prozesse durch die Governance-Software automatisiert und standardisiert werden müssen. Diese Anforderungen sollten klar definiert und die Schnittstellen zu anderen Systemen und Tools geprüft werden. Für ein KMU mit bis zu 1.000 Mitarbeitern sollten drei bis fünf Manntage für diese Bewertung eingeplant werden.

Konzeption

In dieser Phase werden die verschiedenen Berechtigungen und Genehmigungsprozesse festgelegt. Besonderes Augenmerk sollte auf die Verwaltung externer Benutzer für die Sicherheitskonformität gelegt werden. Der Bedarf an Vorlagen zur Erstellung von Teams sollte spezifiziert und basierend auf den Anforderungen definiert werden. Die Lebenszyklusphasen und erforderlichen Antragsformulare sollten skizziert werden. Standards für URL- und Namenskonventionen, Etikettierung, Verschlagwortung und die Anzahl der Team-Besitzer sollten festgelegt werden. Je nach Komplexität sollten fünf bis sieben Arbeitstage für diese Phase eingeplant werden.

Toolauswahl

In dieser Phase werden die verschiedenen Berechtigungen und Genehmigungsprozesse festgelegt. Besonderes Augenmerk sollte auf die Verwaltung externer Benutzer für die Sicherheitskonformität gelegt werden. Der Bedarf an Vorlagen zur Erstellung von Teams sollte spezifiziert und basierend auf den Anforderungen definiert werden. Die Lebenszyklusphasen und erforderlichen Antragsformulare sollten skizziert werden. Standards für URL- und Namenskonventionen, Etikettierung, Verschlagwortung und die Anzahl der Team-Besitzer sollten festgelegt werden. Je nach Komplexität sollten fünf bis sieben Arbeitstage für diese Phase eingeplant werden.

Kaufentscheidung

Das Buying Center, einschließlich IT, Finanzen, HR und möglicherweise dem Betriebsrat, trifft die endgültige Entscheidung. Die Optionen sollten transparent und verständlich präsentiert werden. Pro ausgewähltem Anbieter sollten eineinhalb Arbeitstage für diesen Prozess eingeplant werden.

Aufwand für die Implementierung der Governance-Lösung

Die Implementierung einer Governance-Lösung für Microsoft Teams erfordert sorgfältige Planung und Ressourcenzuweisung, um eine nahtlose und effektive Bereitstellung sicherzustellen.

Implementierung & Konfiguration des Governance-Tools

Beim Anschluss der Lösung an die bestehende IT-Infrastruktur müssen Ressourcen innerhalb des Unternehmens und durch den Lösungsanbieter geplant werden.

Training & User Adoption

Die Benutzerbindung und -akzeptanz sind entscheidend für den Erfolg jeder Governance-Lösung. Während Unterstützung vom Lösungsanbieter oder einem Softwareberater bereitgestellt wird, erfordert die tatsächliche Schulung aller Mitarbeiter einen erheblichen Zeitaufwand innerhalb des Unternehmens. Die Erstellung umfassender Schulungsmaterialien, wie Videos, Tutorials und Workshops, die mit einem Test abschließen, kann das Verständnis und die Akzeptanz der Benutzer erheblich verbessern.

Die Einbindung der Unternehmenskommunikation und HR in diesen Prozess ist unerlässlich. Sie können helfen, die Schulung auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation zuzuschneiden und sicherstellen, dass die Botschaft klar und konsistent ist.

Investitionen in eine ordnungsgemäße Schulung im Vorfeld haben zahlreiche Vorteile. Sie beschleunigen nicht nur die Benutzerakzeptanz, sondern reduzieren auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Nichtkonformität. Gut geschulte Mitarbeiter sind sicherer und effizienter im Umgang mit den neuen Tools, was zu höherer Produktivität und einem reibungsloseren Übergang führt. Darüber hinaus können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, was langfristig Zeit und Ressourcen spart.

Einfuhrung- & Go-Live

Sobald alles vorbereitet und konfiguriert ist, kann die Go-Live-Phase beginnen. Als Projektmanager ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen, um das neue Tool während der ersten Einführung genau zu überwachen. Dieser proaktive Ansatz hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Störungen zu minimieren. Darüber hinaus kann die Bereitstellung angemessener Unterstützung und Schulung für Benutzer in dieser Phase die Akzeptanz und den Gesamterfolg der Governance-Lösung erheblich verbessern.

Go-Live-Phase Checkliste

Überwachung:

• Systemleistung verfolgen: Systemprotokolle und Leistungsmetriken regelmäßig überprüfen.
• Benutzerfeedback: Feedback von Benutzern sammeln, um Probleme oder Verbesserungsbereiche zu identifizieren
• Nutzungsanalysen: Nutzungsmuster überwachen, um sicherzustellen, dass das Tool wie erwartet angenommen wird.

Fehlerbehebung:

• Problemlösung: Technische Probleme schnell beheben.
• Support-Kanäle: Sicherstellen, dass Benutzer wissen, wie sie auf Support zugreifen können und dass Support-Teams auf Anfragen vorbereitet sind.
• Dokumentation: Detaillierte Aufzeichnungen über Probleme und deren Lösungen für zukünftige Referenzen führen.

Laufende Unterstützung:

• Schulungssitzungen: Weiterhin Schulungssitzungen anbieten, um das Lernen zu verstärken und neue Fragen zu klären.
• Benutzerhandbücher: Umfassende Benutzerhandbücher und FAQs bereitstellen.
• Regelmäßige Updates: Benutzer über Updates oder Änderungen am Tool informieren.

Durch die Befolgung dieser Checkliste kann eine erfolgreiche Einführung der Governance-Lösung sichergestellt werden, wodurch Störungen minimiert und die Benutzerakzeptanz und -zufriedenheit maximiert werden.

Betrieb

Betriebssupport und Updates sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und Sicherheit Ihrer Governance-Lösung. Diese Supportkosten fallen unregelmäßig an und können je nach Komplexität des Systems und der Anzahl der Benutzer in Ihrer Organisation erheblich variieren.

Zum Beispiel kann ein größeres Unternehmen mit einer komplexeren Einrichtung häufigere Updates und umfangreicheren Support benötigen, was zu höheren Kosten führt. Umgekehrt kann eine kleinere Organisation mit einer einfacheren Einrichtung geringere Supportkosten haben. Regelmäßige Updates sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das System sicher bleibt und mit den neuesten Funktionen und Compliance-Anforderungen auf dem neuesten Stand ist.

Darüber hinaus kann ein dediziertes Support-Team oder ein zuverlässiger Support-Vertrag mit Ihrem Lösungsanbieter helfen, Probleme schnell zu lösen, Ausfallzeiten zu minimieren und einen kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen. Investitionen in robusten Betriebssupport und regelmäßige Updates tragen nicht nur zur Aufrechterhaltung der Systemleistung bei, sondern erhöhen auch die Benutzerzufriedenheit und das Vertrauen in die Governance-Lösung.

Erwartete Kosten von Microsoft Teams Governance Lösungen

Das Verständnis der erwarteten Kosten von Governance-Lösungen ist entscheidend für die Budgetierung und die Sicherstellung eines reibungslosen Implementierungsprozesses.

Durch die Nutzung von Microsoft AI Lösungen können Unternehmen ihre Produktivität steigern und ihre Arbeitsabläufe optimieren, insbesondere im Hinblick auf das Microsoft Teams Channel Management.

Implementierung & Konfiguration des Microsoft Governance Tools

Bei der Anbindung der Lösung an die bestehende IT-Infrastruktur müssen Ressourcen sowohl im Unternehmen als auch beim Lösungsanbieter geplant werden.

Training und User Adoption

Die Benutzerbindung und -akzeptanz sind entscheidend für den Erfolg jeder Governance-Lösung. Während Sie Unterstützung von Ihrem Lösungsanbieter oder einem Softwareberater erhalten, erfordert die eigentliche Schulung aller Mitarbeiter einen erheblichen Zeitaufwand im Unternehmen. Die Vorbereitung umfassender Schulungsmaterialien, wie Videos, Tutorials und Workshops, die mit einem Test abschließen, kann das Verständnis und die Akzeptanz der Benutzer erheblich verbessern.

Die Einbindung der Unternehmenskommunikation und der Personalabteilung in diesen Prozess ist unerlässlich. Sie können helfen, die Schulungen an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen und sicherzustellen, dass die Botschaften klar und konsistent sind.

Investitionen in eine ordnungsgemäße Schulung im Vorfeld haben zahlreiche Vorteile. Sie beschleunigen nicht nur die Benutzerakzeptanz, sondern verringern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Nichteinhaltung. Gut geschulte Mitarbeiter sind sicherer und effizienter im Umgang mit den neuen Tools, was zu höherer Produktivität und einem reibungsloseren Übergang führt. Darüber hinaus können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, was langfristig Zeit und Ressourcen spart.

Einführung & Go-Live-Begleitung

Sobald alles vorbereitet und konfiguriert ist, kann die Go-Live-Phase beginnen. Als Projektmanager ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen, um das neue Tool während der anfänglichen Einführung genau zu überwachen. Dieser proaktive Ansatz hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Störungen zu minimieren. Darüber hinaus kann die Bereitstellung angemessener Unterstützung und Schulung der Benutzer in dieser Phase die Akzeptanz und den Gesamterfolg der Governance-Lösung erheblich verbessern.

Go-Live-Phasen-Checkliste

Überwachung:

• Systemleistung verfolgen: Regelmäßig Systemprotokolle und Leistungsmetriken überprüfen.
• Benutzerfeedback: Feedback von Benutzern sammeln, um Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Nutzungsanalysen: Nutzungsmuster überwachen, um sicherzustellen, dass das Tool wie erwartet angenommen wird.

Fehlerbehebung:

• Problemlösung: Technische Probleme schnell beheben.
• Supportkanäle: Sicherstellen, dass Benutzer wissen, wie sie Unterstützung erhalten, und dass Support-Teams auf Anfragen vorbereitet sind.
• Dokumentation: Detaillierte Aufzeichnungen über Probleme und deren Lösungen für zukünftige Referenz führen.

Laufende Unterstützung:

• Schulungssitzungen: Weiterhin Schulungssitzungen anbieten, um das Lernen zu festigen und neue Fragen zu klären.
• Benutzerhandbücher: Umfassende Benutzerhandbücher und FAQs bereitstellen.
• Regelmäßige Updates: Benutzer über Updates oder Änderungen am Tool informieren.

Durch Befolgen dieser Checkliste können Sie eine erfolgreiche Einführung Ihrer Governance-Lösung sicherstellen, Störungen minimieren und die Benutzerakzeptanz und -zufriedenheit maximieren.

Betriebssupport & Updates

Betriebsunterstützung und Updates sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und Sicherheit Ihrer Governance-Lösung. Diese Supportkosten fallen unregelmäßig an und können je nach verschiedenen Faktoren erheblich variieren, einschließlich der Komplexität des Systems und der Anzahl der Benutzer in Ihrer Organisation.

Zum Beispiel kann ein größeres Unternehmen mit einer komplexeren Einrichtung häufigere Updates und umfangreichere Unterstützung benötigen, was zu höheren Kosten führt. Im Gegensatz dazu könnte eine kleinere Organisation mit einer einfacheren Einrichtung geringere Supportkosten haben. Regelmäßige Updates sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das System sicher bleibt und mit den neuesten Funktionen und Compliance-Anforderungen auf dem neuesten Stand ist.

Darüber hinaus kann ein dediziertes Support-Team oder ein zuverlässiger Support-Vertrag mit Ihrem Lösungsanbieter helfen, Probleme umgehend zu beheben, Ausfallzeiten zu minimieren und einen kontinuierlichen Betrieb zu gewährleisten. Investitionen in eine robuste Betriebsunterstützung und regelmäßige Updates tragen nicht nur zur Aufrechterhaltung der Systemleistung bei, sondern erhöhen auch die Benutzerzufriedenheit und das Vertrauen in die Governance-Lösung.

Erwartete Kosten von Microsoft Teams Governance Lösungen

Das Verständnis der erwarteten Kosten von Governance-Lösungen ist entscheidend für die Budgetierung und die Sicherstellung eines reibungslosen Implementierungsprozesses.

Beratungskosten

Externe Unterstützung in den beiden Phasen der Analyse und Konzeption nutzen und das Verhältnis auf 1:1 basieren. Zum Beispiel, wenn Sie 3 Tage planen, sollten Sie auch 3 Tage für externe Beratung einplanen.

Support-Packages und Service Levels

Die meisten Anbieter bieten hier verschiedene Pakete an, da Sie entscheiden, ob Sie beispielsweise Updates intern selbst installieren oder je nach Ihren Ressourcen den angebotenen Service nutzen möchten.

Support-Kosten inclusive SLA

Die Supportkosten sollten zwischen 20 % und 30 % des Listenpreises des Produkts angesetzt werden. Diese Kosten beinhalten dann die Garantie und Updates.

Kosten für Managed Services

Wartungsarbeiten wie Datenbanksicherungen oder die Installation von Updates können auch über Managed Services abgerechnet werden, ebenso wie Beratung oder Koordination von Änderungen im Tenant. Je nach Unternehmensgröße wird ein Kontingent vereinbart. Erfahrungsgemäß sind 3 bis 6 Tage pro Jahr ein geeigneter Rahmen.

Lizenzkosten

Die Software selbst kann monatlichen Miet- oder einmaligen Kaufgebühren unterliegen. Prüfen Sie, ob der Hersteller beide Optionen anbietet und welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Lizenzgebühren für Governance-Lösungen im ASG-Bereich

Eine Miet-Governance-Lösung ist in der Regel mit monatlichen Kosten für die Software verbunden. Diese können in Form eines Paketpreises oder pro Sitzplatz – also pro Benutzer – anfallen. Übliche Pakete auf dem Markt sind beispielsweise für kleinere Unternehmen mit bis zu 250 Benutzern. Die Skalen variieren. Es sind jedoch Pakete für KMUs bis zu 1.000 Benutzern, 2.500 Benutzern und 5.000 Benutzern üblich. Ab 10.000 Benutzern sind die Enterprise-Lösungen geeignet. Ebenso werden gestaffelte Preise für die monatlichen Lizenzen im Valprovia Teams Center sogar auf Basis der benötigten Benutzerzahl berechnet – also pro Sitzplatz. Hier sinken die Kosten pro Sitzplatz mit steigender Benutzerzahl. Eine einzelne Lizenz kann somit Microsoft Teams Governance-Kosten von über 10 Cent pro Benutzer und Monat haben.

Die folgende Tabelle bietet einen Vergleich der benötigten Lizenzen und der entsprechenden Microsoft Teams Governance-Kosten für jede Stufe:

Nicht alle Governance-Lösungen werden zum einmaligen Kauf angeboten. Auch hier hängen die Kosten von der Anzahl der Benutzer ab. Der Preis beginnt bei etwa € 20.000. Bei allen Preisüberlegungen muss – je nach Anbieter – unterschieden werden, ob es verschiedene Produktbündel oder Pakete gibt und welche Funktionen sie enthalten. Es wird zwischen grundlegenden Funktionen im Standard und erweiterten, teureren Paketen mit zusätzlichen Funktionen unterschieden.

Kosten für Anpassung und Erweiterung von Governance-Lösungen: Anpassungs- und Erweiterungskosten im Betrieb

Es muss berücksichtigt werden, dass alle Anpassungen an Geschäftsprozessen Auswirkungen auf die Governance haben und entsprechende Anpassungen erfordern. Diese Anpassungen können in interne und externe Arbeiten unterteilt werden.

Interne Anpassungsarbeiten

• Laufende Software-Updates: Interne Teams können regelmäßige Updates durchführen, um sicherzustellen, dass die Governance-Tools aktuell und sicher bleiben.
• Funktionsverbesserungen: Qualifizierte interne Ressourcen können neue Funktionen entwickeln und implementieren, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
• Änderungen im Unternehmensworkflow: Internes Personal kann Governance-Einstellungen und -Prozesse an Änderungen im Unternehmensworkflow anpassen, um eine nahtlose Integration und Compliance sicherzustellen.

Externe Anpassungsarbeiten

• Laufende Software-Updates: Externe Berater oder Dienstleister können für die Verwaltung von Software-Updates engagiert werden, insbesondere wenn spezielles Wissen oder Ressourcen erforderlich sind.
• Funktionsverbesserungen: Das Outsourcing der Entwicklung neuer Funktionen kann vorteilhaft sein, wenn interne Ressourcen begrenzt sind oder spezifische Expertise benötigt wird.
• Änderungen im Unternehmensworkflow: Externe Unterstützung kann erforderlich sein, um Governance-Tools und -Prozesse in Reaktion auf wesentliche Änderungen im Unternehmensworkflow neu zu konfigurieren und sicherzustellen, dass alle Anpassungen ordnungsgemäß implementiert und dokumentiert werden.

Durch die Berücksichtigung sowohl interner als auch externer Anpassungsarbeiten kann sichergestellt werden, dass Ihre Governance-Lösung effektiv und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt bleibt.

Berechnung des ROI von Microsoft Teams Governance Lösungen

Berücksichtigen Sie die Arbeitsbelastung, die in der IT entsteht, wenn Sie die Governance manuell durchführen. Die Beispielrechnung geht von einer Arbeitsbelastung von 4,5 Stunden pro Team aus, von der Anfrage und Erstellung bis zur Archivierung und Löschung. Wir gehen davon aus, dass die internen Kosten eines IT-Mitarbeiters in Deutschland etwa 60 € pro Stunde betragen. Dies bedeutet, dass Sie ein Einsparpotenzial von mindestens 270 € pro Microsoft Teams-Team haben. Wenn Sie eine ROI-Berechnung durchführen, werden Sie feststellen, dass es sich ab dem 44. Team lohnt, eine Governance-Lösung wie Teams Center zu verwenden.

Bei der Bewertung des Return on Investment (ROI) für Governance-Lösungen spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Die Hauptvorteile umfassen die Reduzierung manueller Aufgaben, die Zeitersparnis sowie die verbesserte Compliance und Sicherheit. Durch die Automatisierung von Governance-Prozessen können Organisationen die für die manuelle Wartung erforderliche Zeit und den Aufwand erheblich reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.

In dieser Tabelle sehen Sie, dass die Einsparungen bei der manuellen Wartung mit der Anzahl der Teams zunehmen:

Dies bedeutet, dass, wenn absehbar ist, dass in Ihrem Unternehmen in einem Jahr mehr als 44 Teams-Arbeitsbereiche angefordert und erstellt werden, Teams Center Ihnen eine Möglichkeit bietet, Ihre IT-Mitarbeiter zu entlasten. Die zusätzlichen Personalkosten, die bei der Vorbereitung auf den Rollout anfallen, werden diesen Betrag in keinem Fall überschreiten, sodass Sie feststellen werden: Automatisierte Microsoft Teams-Governance mit Drittanbieter-Software amortisiert sich im ersten Jahr.

Darüber hinaus wird der Aufwand für die Endbenutzer reduziert und somit Ihre Arbeit vereinfacht. Für ein Unternehmen, das mehr als 44 Teams verwaltet, amortisiert sich Teams Center innerhalb des ersten Jahres. Die Einsparungen steigen proportional mit der Anzahl der Teams und erreichen 258.176 € für 1.000 Teams.