Kampf gegen das Gerümpel: So räumt man Teams-Gruppen auf

Was bedeutet eigentlich „Aufräumen“ einer MS-Teams-Gruppe

Was meinen wir mit "Aufräumen"? Wollen wir archivieren oder löschen?

Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Wenn wir über das Aufräumen einer Teams-Gruppe sprechen, müssen wir uns zwischen dem Archivieren und Löschen von Daten entscheiden. 

Beim Archivieren bleibt die Information erhalten und zugänglich, was ein Vorteil ist. Allerdings ändert sich nichts an der Menge der Dokumente und an der Anzahl der MS Teams Gruppen, obwohl ein Teil davon archiviert ist.

Es bleibt unübersichtlich und kann Verwirrung stiften, insbesondere wenn der Raum als "read-only" gesetzt ist. 

Beim Löschen reduziert man zwar die Menge an Daten und kann den Raum entfernen, aber es besteht das Risiko, dass wichtige Unternehmensdaten gelöscht werden, was ein gewaltiger Nachteil sein kann.

Warum ist das Aufräumen der Gruppen aufwändig?

1. Manuelle Löschung zeitintensiv
2. Fehler beim Lösch-Script
3. Fehlen klarer Lösch-Kriterien

Das Aufräumen kann zeitintensiv sein, wenn manuell in jede Gruppe gegangen und einzeln gelöscht werden muss.

Auch das Scripten ist schwierig, da ein Fehler im Löschscript dazu führen kann, dass zu viel gelöscht wird und wichtige Unternehmensdaten verloren gehen können. 

Um effektiv zu löschen, müssen Kriterien definiert werden, insbesondere bei der Unterscheidung zwischen Projekträumen, Abteilungsräumen und Interessengruppenräumen. 

Je nach Typ müssen unterschiedliche Kriterien angewendet werden, um ein sinnvolles Aufräumen zu ermöglichen. 

Problematik: Was passiert, wenn im Vorfeld keine Kriterien definiert wurden? Wie kann ich dann löschen? 

Bei Projekten können andererseits Vorgaben existieren, die ein Löschen von Daten vor Ablauf einer Frist grundsätzlich verbieten. 

In solchen Fällen ist ein Löschen gar nicht möglich. Wenn man also im Vorfeld keine Klassifizierung geleistet hat, können auch Kriterien schwer definiert werden. 

Eine bessere Lösung als Löschen oder Archivieren? Hard-Archivierung in Microsoft Teams

Bei der Dokumentensuche in Microsoft Teams stehen Unternehmen oft vor der Frage: archivieren oder löschen?

Aber gibt es nicht eine Zwischenlösung? 
Ja, die sogenannte Hard-Archivierung könnte eine Option sein.

Hierbei ließe sich die Microsoft Teams Gruppe für Endnutzer ausblenden, um den Teams-Client übersichtlicher zu gestalten. 

Dennoch hätten die Nutzer in diesem Szenario weiterhin Zugriff auf Dokumente.

Im Gegensatz zur Löschung würde die kritische Entscheidung über eine Löschung vermieden. 

Diese Lösung ist ein vielversprechender Ansatz.

Im Gegensatz dazu bietet Microsoft standardmäßig eine Soft-Archivierung an, bei der archivierte Teams weiterhin im Teams-Client sichtbar sind.

Bei Valprovia unterscheiden wir zwei Arten der Archivierung:

Soft-Archivierung: Hierbei ist das MS Teams Team über den Teams-Client zugänglich und Funktionen wie Chat und andere Optionen des Raums bleiben verfügbar.

Hard-Archivierung: Bei dieser Art der Archivierung wird das Team aus dem Teams-Client entfernt und die Benutzer haben stattdessen Zugriff auf die archivierten Dokumente.

Vorgehensweise beim Aufräumen der Teams Gruppen

1. Erstellung des Standard Activity Reports von Microsoft 365
2. Auswertung des Standard Activity Reports
3. Identifizierung und Klassifizierung von Teams-Gruppen
4. Kommunikation mit den Teambesitzern der inaktiven Gruppen
5. Archivierung 
6. Löschung  

Zu den Herausforderungen beim Aufräumen der Microsoft Teams Gruppen gehört, dass man eine klare Vorgehensweise benötigt, um effektiv und zielgerichtet vorgehen zu können. Hier eine Empfehlung:

Erstellen Sie einen Standard Activity Report. In Microsoft 365 gibt es einen Standard Activity Report, der Administratoren wichtige Informationen über das Nutzerverhalten in der Organisation liefert.

Der Bericht enthält Daten zu Anmeldungen, E-Mails, erstellten Dokumenten und mehr. So können Sicherheitsprobleme frühzeitig erkannt werden.

Um einen Standard Activity Report in Microsoft 365 zu erstellen, öffnen Administratoren zunächst das Microsoft 365 Admin Center und klicken auf "Berichte".

Anschließend wählen sie den Standard Activity Report aus und definieren den gewünschten Zeitraum.

Der Bericht wird automatisch erstellt und kann als Download bereitgestellt oder per E-Mail versendet werden.

Es kann jedoch erforderlich sein, eine Einstellung zu ändern, um verdeckte Benutzer-, Gruppen- und Website-Namen in allen Berichten anzuzeigen.

Dies kann über die Einstellungen im M365 Admin Center unter Org-Einstellungen > Dienste zu Berichte vorgenommen werden, indem die Option "Verdeckte Benutzer-, Gruppen- und Website-Namen in allen Berichten anzeigen" deaktiviert wird und die Änderungen gespeichert werden.

Die Auswertung des Activity Reports ist ein wichtiger Schritt bei der Aufräumung von MS Teams Gruppen.

Hierbei sollten insbesondere die inaktiven Räume identifiziert werden, da diese unnötigen Platz im System einnehmen.

Zudem ist es sinnvoll, eine Auflistung der Teambesitzer zu erstellen, um eine klare Verantwortlichkeit zu schaffen und sicherzustellen, dass die richtigen Personen in die Aufräumaktionen einbezogen werden.

Identifizierung und Klassifizierung von Teams-Gruppen - Um eine systematische Aufräumaktion durchzuführen, ist es wichtig, eine Liste aller vorhandenen Teams zu erstellen.

Dies kann manuell oder mithilfe von Tools erfolgen.

Sobald die Liste erstellt wurde, können Teams-Gruppen klassifiziert werden, beispielsweise nach Abteilungen oder Projekten.

Dadurch können Entscheidungen über die Archivierung oder das Löschen von MS Teams Gruppen auf einer sachlichen Grundlage getroffen werden.

Nach der Identifizierung inaktiver Gruppen und der Klassifizierung aller MS Teams Gruppen steht die Kommunikation mit den Teambesitzern an. 

Hierbei werden die Teambesitzer kontaktiert und es wird festgelegt, welche Teams Gruppen noch benötigt werden und welche gelöscht oder archiviert werden können. 

Ein Unternehmen mit 1.500 Microsoft-Teams-Gruppen, von denen 500 inaktiv sind, steht vor einer enormen Herausforderung. 

Die Teambesitzer müssen kontaktiert werden, um zu klären, welche Räume noch benötigt werden und welche gelöscht oder archiviert werden können. 

Wenn für jedes Team in Microsoft Teams eine einzelne E-Mail oder ein Besprechungstermin erforderlich ist, kann der Aufwand enorm sein. 

Bei einer konservativen Schätzung von 5 Minuten pro E-Mail müsste man allein für die Kommunikation 2.500 Minuten aufwenden.

Nach der Kommunikation mit den Teambesitzern und der Entscheidung, welche Teams archiviert werden sollen, folgt die eigentliche Archivierung.

Hierbei werden zunächst die Zugriffsrechte für Gastnutzer entzogen und individuell geteilte Dokumente (Item Level Sharing) identifiziert und das Teilen beendet.

Auch eine Site Collection wird auf read only gesetzt. Anschließend erfolgt die Archivierung der Teams Gruppen.

Durch diesen Prozess werden die Daten gesichert und bleiben für die weitere Verwendung verfügbar, aber gleichzeitig werden sie aus dem aktiven Teams-Bereich entfernt, um eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten und Platz für aktive Räume zu schaffen.

Bevor mit der Löschung begonnen wird, sollten alle zu löschenden Teams-Gruppen von den Teambesitzern bestätigt werden.

Anschließend können die Teams Gruppen gelöscht werden. Dabei ist es wichtig, auch die dazugehörigen SharePoint-Websites und OneNote-Notizbücher zu löschen, um sicherzustellen, dass keine verwaisten Artefakte zurückbleiben.

Ein wichtiger Aspekt muss an der Stelle noch erwähnt werden: Wenn eine Teams Gruppe archiviert wird und ein Standard-Teambesitzer vorhanden ist, kann es zu Problemen mit den Zugriffsrechten kommen.

Der Teambesitzer hat weiterhin Lese- und Schreibrechte in der MS-Teams-Gruppe und kann Änderungen vornehmen, obwohl sie eigentlich archiviert wurde.

Dies ist ein Konzept von Microsoft und kann dazu führen, dass das MS Teams Team nicht korrekt archiviert wurde.

Herausforderungen beim Aufräumen der Teams-Gruppen 

1. Klassifizierung der Teams Gruppen
2. Aufwändige Kommunikation
3. Standard-Archivierungsmechanismus

Das Aufräumen der Gruppen in einer Organisation kann mit einigen Schwierigkeiten verbunden sein.

Eine wichtige Herausforderung beim Aufräumen ist die Klassifizierung der Inhalte, um sie besser verwalten und archivieren zu können.

Die manuelle Klassifizierung kann zeitaufwendig sein und erfordert oft, dass die Teammitglieder Zeit und Ressourcen investieren, um die Inhalte zu durchsuchen und zu sortieren.

Problematisch wird es zusätzlich auch deshalb, weil die IT-Abteilung möglicherweise gar nicht der beste Ansprechpartner für die Klassifizierung ist.
Der Grund ist einfach: Sie kennt sich inhaltlich nicht mit den Teams-Gruppen aus.

Die IT-Mitarbeiter haben in der Regel nicht das nötige Verständnis für die spezifischen Anforderungen jedes Teams und können daher nicht immer die besten Entscheidungen bei der Klassifizierung der Inhalte treffen.

Eine weitere Schwierigkeit beim Aufräumen der Teams ist die zeitaufwendige Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass die Inhalte in den richtigen Gruppen gespeichert und archiviert werden.

Dieses Problem wird oft verstärkt, wenn es eine große Anzahl von Teams gibt.
Wenn in einer Organisation beispielsweise 1.500 Teams bestehen, von denen 500 inaktiv sind, kann es schwierig sein, die verbleibenden aktiven zu identifizieren.

Ein weiteres großes Problem beim Aufräumen der Teams-Gruppen ist, dass die Standard-Archivierungsmethode in Microsoft Teams keine effektive Archivierung ermöglicht.

Die Tatsache, dass Teambesitzer Lese- und Schreibzugriff auf alle Inhalte in ihren Teams Gruppen haben, bedeutet, dass die Inhalte jederzeit bearbeitet werden können, selbst wenn sie archiviert wurden.

Folglich handelt es sich hierbei nicht um eine richtige Archivierung.

Verwaiste Teams

An dieser Stelle sollte auch noch die Problematik erwähnt werden, die entsteht, wenn Teambesitzer plötzlich nicht mehr da sind und verwaiste Teams hinterlassen. 

Ein verwaistes Team ist ein Team, das niemand mehr verwalten kann.

Neue Mitglieder können nicht hinzugefügt und Konfigurationsänderungen nicht vorgenommen werden.

Das kann passieren, wenn alle Site-Besitzer die Organisation verlassen haben oder keine Besitzer zugewiesen sind.

Das sind die Herausforderungen:
•    In Microsoft 365 gibt es keine einfache Möglichkeit, alle verwaisten oder Teams mit nur einem aktiven Besitzer zu finden.

Dies erfordert manuelle Arbeit und regelmäßige Überprüfungen, da die Umgebung ständig Änderungen unterliegt.

Das Teams Admin Center bietet eine Lösung, aber leider keine benutzerfreundliche und detaillierte Filteroption.

•    Ein verwaistes Team bedeutet, dass es keinen Ansprechpartner gibt, um das Team zu verwalten und aufzuräumen.

Daher muss ein Default Owner für ein verwaistes Team festgelegt werden. Diese Funktionalität bietet Microsoft nicht standardmäßig.

•    Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass verwaiste Teams regelmäßig identifiziert und behandelt werden müssen.

Für eine größere Anzahl von Teams bedeutet dies jedoch eine Menge manueller Arbeit. Außerdem ist dies keine einmalige Aufgabe.

Die Microsoft 365-Umgebung ändert sich ständig, weshalb Teams regelmäßig überprüft werden müssen, um sicherzustellen, dass keine neuen Teams ohne Eigentümer entstehen.

Zwei Optionen, wie man MS Teams Gruppen aufräumen und archivieren kann:

1. Power Automate
2. Teams Center

Eine Möglichkeit, die Gruppen aufzuräumen, besteht darin, die vorhandenen Microsoft-Tools wie Power Automate zu nutzen.

Hier sind die Schritte, die dabei durchgeführt werden können:

Power Automate

• Zunächst sollte eine Liste aller inaktiven Teams und ihrer Besitzer erstellt werden, um sicherzustellen, dass alle Teambesitzer kontaktiert werden können und die Teams-Gruppen archiviert werden können.
  
  
• Als nächstes sollten die Teambesitzer mithilfe von Power Automate kontaktiert werden. Power Automate ist ein Automatisierungstool von Microsoft, mit dem Benutzer Workflows erstellen und automatisieren können. Hier kann beispielsweise eine E-Mail-Vorlage erstellt werden, die an alle Teambesitzer gesendet wird, um sie darüber zu informieren, dass ihre Teams archiviert werden sollen.
  
  
• Sobald die Teambesitzer ihre Zustimmung zur Archivierung gegeben haben, kann archiviert werden. Es ist jedoch wichtig, zu berücksichtigen, dass der Zeitrahmen für die Archivierung je nach Template-Typ definiert werden muss. Ein Projektraum hat andere Vorgaben als beispielsweise ein Abteilungsraum. Nach einer Weile können die archivierten MS-Teams-Gruppen gelöscht werden, um Speicherplatz freizugeben und die Räume besser zu organisieren.

Teams Center

Eine weitere Möglichkeit, Teams-Gruppen in Microsoft Teams aufzuräumen, besteht darin, das Teams Center von Valprovia zu nutzen. Hier sind die Schritte, die dabei durchgeführt werden können:

• Mit dem Migrationstool von Teams Center können die Teams Gruppen per Klassifizierung in Teams Center migriert werden. Angenehmer Nebeneffekt: das Klassifizierungsproblem wird gelöst.
  
  
• Während der Migration wird das Lifecycle Management Setting an der Teams-Gruppe angewendet, um das Kommunikationsproblem zu lösen. 
  Durch diese Einstellung kann eine direkte Kommunikation mit den Nutzern vermieden werden.
  
  
• Auf Basis der Vorgaben der Lifecycle Management Settings werden die Teambesitzer von Teams Center kontaktiert, wenn ein Team in MS Teams archiviert werden muss.
  
  
• Der Benutzer hat die Möglichkeit, die Archivierung zu verschieben. 
  Wenn der Benutzer keine Reaktion zeigt, wird die Gruppe archiviert.
  
  
• Nach der Archivierung wird der Raum auf Basis der Vorgaben der Lifecycle Management Settings gelöscht. 
  Das Vorgehen ist mit dem bei der Archivierung identisch.

Ein Beispiel für den Prozess ist wie folgt: Das Team A wurde nach Teams Center migriert und sollte nach 90 Tagen archiviert werden.

Der Teams-Raum bleibt noch 90 Tage in der Umgebung.

Bevor die Frist abläuft, können Notifications definiert werden, um den Teambesitzer rechtzeitig über die anstehende Archivierung zu informieren. Das kann in definierten Abständen passieren, z. B. 14 Tage, 7 oder einen Tag vor der Archivierung. 

Der Teambesitzer hat drei Gelegenheiten zu reagieren, um die Ablauffrist zu verlängern.

Es gibt also keine Kommunikation zwischen der IT und den Endnutzern, da dies vollständig von Teams Center übernommen wird.

Wenn der Teambesitzer nichts unternimmt, wird die Teams-Gruppe zuerst archiviert und nach einer Weile automatisch gelöscht.

Teams Center löst das Problem von verwaisten Teams

Teams Center hilft zudem, das Problem der verwaisten Teams zu lösen. 

•    Teams Center kann während der Migration mithilfe eines eigenen Migrationstools einen Default-Teambesitzer setzen, wodurch keine verwaiste Teams-Gruppe entsteht.

•    Außerdem kann Teams Center im Betrieb verwaiste Teams identifizieren. Dadurch verbessert Teams Center die Standard Microsoft Teams Features.

Aufräumen der Microsoft Teams Gruppen auf Basis von Standard Boardmitteln vs. Teams Center