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Wie man häufige Fallstricke bei der Integration vermeidet
Bei der Integration von Dynamics 365 mit SharePoint ist es entscheidend, sich der häufigen Fallstricke bewusst zu sein, die den Prozess gefährden können. Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Geschäftsanforderungen und -ziele haben, bevor Sie mit der Integration beginnen. Unzureichende Planung kann zu einer Fehlanpassung zwischen den Systemen führen. Binden Sie außerdem frühzeitig wichtige Interessengruppen in den Prozess ein, um Einblicke zu gewinnen und potenzielle Bedenken zu klären. Regelmäßige Tests der Integration während der Entwicklung können helfen, Probleme zu identifizieren, bevor sie eskalieren. Schließlich sollten Sie umfassende Schulungen für die Nutzer anbieten, um sicherzustellen, dass sie sich mit dem neuen System wohlfühlen und die Vorteile der Integration maximieren können. Durch diese proaktiven Schritte können Sie häufige Herausforderungen vermeiden und eine reibungslose, erfolgreiche Integration erreichen.
Microsofts out-of-the-box Dynamics Integration
Auch Microsoft hat den Bedarf nach einer Dynamics Integration erkannt. Aus diesem Grund können Sie in D365 Microsofts Standard SharePoint Dynamics Integration (nachfolgend auch als Standard Integration bezeichnet) in nur wenigen Schritten und ohne viel Aufwand aktivieren.
Nachdem Sie die Standard Integration von Microsoft für ihre D365 Entitäten aktiviert haben, erhalten Sie in Dynamics eine extra Ansicht, in der die mit dem Record verknüpften Dokumente angezeigt werden.
Dokumente lassen sich nun direkt über die Dynamics Oberfläche in den jeweiligen SharePoint Ordner hochladen, öffnen und bearbeiten.
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Verbinden Sie erfolgreich SharePoint und Dynamics 365 nahtlos und wertschöpfend.
Aktivierung der Standard Integration
Hier wollen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt Anleitung geben, wie Sie als Systemadministrator die SharePoint Standard Integration für Ihr Unternehmen aktivieren.
Gehen Sie zunächst in Ihrer D365 Oberfläche auf das Zahnrad rechts oben und dort auf „Advanced Settings“. Hier finden Sie den Punkt „Document Management“.
Schritt 1: Im ersten Schritt aktivieren wir die serverseitige SharePoint Integration. Dafür benötigen wir lediglich den Link zu einer SharePoint Site Collection, auf der wir unsere Dokumentenablage strukturieren wollen. Die Site Collection muss sich auf demselben Tenant befinden wie die Dynamics Umgebung.
Nach dem Klick öffnet sich der Installationswizard, der uns durch den Aktivierungsprozess leitet.
Schritt 2: Im ersten Schritt wählen wir aus, wo sich unsere SharePoint Seite(n) befinden. In unserem Beispiel nutzen wir die Cloudversion von SharePoint und wählen deshalb „Online“ aus.
Schritt 3: Danach hinterlegen wir im URL Feld die URL zu der von uns zuvor erstellten SharePoint Site Collection.
Der Installationswizard prüft anschließend, ob die angegebene Site Collection wirklich existiert. Wenn die Validierung erfolgreich ist, können Sie das Fenster über „Finish“ beenden. Die serverbasierte SharePoint Integration ist nun aktiviert.
Schritt 4: Zurück auf der Document Management Übersicht wählen wir links oben „Document Management Settings“ aus. Hier werden alle unsere Dynamics 365 Entitäten gelistet.
Achten Sie darauf, dass standardmäßig schon einige der Systementitäten angehakt sind. Wenn Sie für diese Entitäten keine Standard Integration aktivieren wollen, entfernen Sie den Haken aus dem jeweiligen Feld. Am Ende des Aktivierungsprozesses wird der Installationswizard eine eigene Dokumentenbibliothek für jede angehakte Entität erstellen. Unten geben wir dieselbe SharePoint Site Collection an, die wir zuvor validiert haben.
Schritt 5: Im nächsten Fenster haben wir die Möglichkeit, Einfluss auf die SharePoint-Ordnerstruktur zu nehmen.
Out-of-the-box erlaubt uns Dynamics eine Art „Fokus“ auf eine bestimmte Entität unsere Wahl zu legen. Wählen wir hier beispielsweise die Accountsentität aus, dann werden alle Entitäten, die einen Bezug zu einem bestimmten Account haben, in einer Bibliothek erstellt, die in der Accountsbibliothek genestet ist.
Für unsere Demo genügt die normale Standard Integration, deshalb klicken wir einfach auf "weiter".
Schritt 6: Im letzten Schritt erstellt der Wizard die gewünschten Bibliotheken auf unserer SharePoint-Seite. Im Statusfeld des Fensters sehen wir, ob die Erstellung erfolgreich war.
Die Ergebnisse können wir, nach einem erneuten Laden der Seite, direkt auf SharePoint überprüfen (unter „Site Contents/Seiteninhalte“). Dort sollten Sie nun die neuen Bibliotheken finden.
In D365 sollten Sie nun die Option „Documents“ bei allen Entitäten sehen, für die die Standard Integration aktiviert wurde (ggf. auch hier die Seite neu laden). Durch Anklicken gelangen Sie auf die eingangs beschriebene Ansicht des Document Grids.
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Die Aktivierung des Document Management Features war einfach. Ist jetzt alles damit erledigt?
Noch ist nicht alles mit der Aktivierung des Document Management Features von Dynamics 365 erledigt. Wenn Sie unseren Artikel bis hierher gelesen haben, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass Sie ein paar Schritte bereits vor der Aktivierung dieses Features vornehmen sollten, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Wenn Sie vorhaben, Dynamics 365 mit SharePoint zu integrieren, sollten Sie die 5 wichtigsten Bausteine einer Dynamics-365- und SharePoint-Integrationslösung für Ihre Anforderungen überprüfen.
Schritte zur Einrichtung des Microsoft Dynamics 365 Document Management
- Serverseitige SharePoint Integration aktivieren
- Auswahl des SharePoint Typs (Online | On-Premises)
- URL zur SharePoint Site Collection hinterlegen
- Document Management Setting der Dynamics 365 Entitäten überprüfen
- Auswahl der Entitäten, für die die Standard Integration aktiviert werden soll
- Auswahl der Ordnerstruktur
- Wizard abschließen und Ergebnis kontrollieren
Die Dynamics 365 SharePoint Integration verbessert die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement, während eine effektive Microsoft Teams Governance sicherstellt, dass Ihre Organisation die Kontrolle über ihre Kommunikationskanäle behält. Durch die Nutzung von Microsoft AI Lösungen können Unternehmen Prozesse automatisieren und Erkenntnisse gewinnen, die die Effizienz steigern. Darüber hinaus ermöglicht ein robustes Microsoft Teams Channel Management, Diskussionen und Ressourcen effektiv zu organisieren, was ein produktiveres Arbeitsumfeld fördert. Gemeinsam schaffen diese Tools ein kohärentes Ökosystem, das die Teams befähigt, intelligenter zu arbeiten und ihre Ziele zu erreichen.
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Fazit
Die Einrichtung des Microsoft Dynamics 365 Document Managements ist nicht nur schnell, sondern auch transformativ für Ihre Organisation. Durch die Integration der Funktionen von Microsoft Office 365 Document Management können Sie die Zusammenarbeit verbessern und Ihre Arbeitsabläufe effektiv optimieren. Mit dem Document Management von Dynamics 365 erhalten Sie die notwendigen Werkzeuge, um Ihre Dokumente effizient zu verwalten, sodass Ihr Team nahtlos auf Informationen zugreifen und diese teilen kann. Die Annahme des D365 Document Management wird Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, reibungsloser zu arbeiten und in der heutigen wettbewerbsintensiven Landschaft einen Schritt voraus zu sein. Beginnen Sie noch heute Ihre Reise zu einem besseren Dokumentenmanagement und entfalten Sie das volle Potenzial Ihrer Ressourcen.
Wir empfehlen eine Systemauslegung und Auswertung der 5 wichtigsten Bausteine für die Dynamics und SharePoint Integration, bevor Sie das Document Management Feature von Dynamics 365 aktivieren.
