Wie Unternehmen durch Automatisierung von Governance-Prozessen 2 IT-Stellen einsparen können

Aufwände zu verschiedenen Zeitpunkten im Lebenszyklus eines Microsoft-Teams-Raumes 

Für die IT-Abteilung umfasst der Lebenszyklus einen Teams-Raumes fünf Phasen von der Anfrage bis zur Archivierung und Löschung.  

Innerhalb der Phasen entstehen teilweise hohe Aufwände für die IT-Mitarbeiter mit der Microsoft-Teams-Plattform, die den Aufwand der Anlage weit übersteigen:

Genehmigung

Einige der wichtigsten Kostenfaktoren beim Betrieb eines Teams-Raums sind die Wartezeiten und Abstimmungen während des Genehmigungsprozesses. 

Theoretisch dauern Genehmigungen nur wenige Minuten. Oft unterschätzt man aber den Gesamtaufwand, wie beim folgenden Szenario: Wer beantragt welchen Raum und wofür etc. Der Aufwand  beträgt schnell bis zu 1 Stunde pro Raum-Genehmigung. 

Die IT-Abteilung stellt dabei den Flaschenhals dar und blockiert Kollaborationsprozesse im Unternehmen.

Der Genehmigungsprozess gliedert sich in beiden Bereiche "Endnutzer" und "IT-Abteilung": 

1. Endnutzer müssen formulieren, was Sie benötigen. Das kann in unterschiedlichen Formen umgesetzt werden. 
   1. Per Mail an den IT-Support 
   2. Internes IT-Shop System bzw. Ticket-System
      
      Die Anfragen von verschiedenen Kollegen fallen unterschiedlich detailliert und präzise aus.  
2. Kennt die IT-Abteilung den exakten Business Need nicht, kann sie die konkreten Anforderungen an einen Teams Raum nicht auswerten.
   
   Sie ist auf den präzisen Request der Mitarbeiter angewiesen. 

Nicht standardisierte Anfragen sind dabei die Produktivitätskiller. 

Exakte Definitionen sind aber notwendig, damit die IT nicht interpretieren muss. Zusätzliche Abstimmungen müssen getroffen werden. 
Beantragende Mitarbeiter und IT-Mitarbeiter verlieren dadurch Zeit. 

Anlage

Ist die Erstellung der Teams-Räume für die Endnutzer gesperrt, muss die IT-Abteilung Channels, Apps, Ordnerstrukturen, Site-Spalten, Site-Inhaltstypen, Sensitivity- und Retention-Labels sowie Raum-Benutzer einbinden und konfigurieren.  

Da die Anfrage von der IT-Abteilung abgearbeitet wird, wird der Teams Raum selbstverständlich von den IT-Mitarbeitern angelegt. 

Mögliche Aufgaben eines IT-Mitarbeiters während der manuellen Anlage eines Teams Raums: 

Optimistisch angenommener Aufwand: zwischen 0,25 und 2 Stunden pro Raum-Anlage. 

Verwaltung externer Benutzer

Das Hinzufügen externer Teams-Raum-Nutzer ist simpel. Doch deren weitere Verwaltung bringt erhebliche Aufwände mit sich.  

Ein externer Nutzer, mit dem die Zusammenarbeit bereits beendet wurde, muss manuell im entsprechenden Teams-Raum identifiziert und entfernt werden. Bei der Zugehörigkeit zu mehreren Teams-Räumen muss auch dies geprüft werden.  Pro externem Nutzer ist ein Aufwand von 0,25 bis 1 Stunde anzusetzen.   

Restrukturierung und Updates 

Teams-Raumstrukturen werden häufig in der Konzeptionsphase definiert und umgesetzt. Nachträgliche Änderungen und Anpassungen sind beinahe unausweichlich. 

Ein typisches Beispiel-Szenario ist die Anforderung eines Endnutzers aus der Fachabteilung, die Version eines Dokuments in der Dateiansicht angezeigt zu bekommen, um zu erkennen, ob es sich um die aktuelle Version handelt. 

Dieses Szenario kann nicht umfassend auf Basis von Microsoft Standard Bordmitteln abgebildet werden. Es muss ein Script entwickelt werden, das alle Teams-Räume iteriert und die Versionsspalte in jeder Dateiansicht hinzufügt. 

Alle nachträglichen Änderungen des Governance-Konzeptes müssen gescriptet, getestet und dokumentiert werden. 

Jede Änderung kann mit einem kleinen IT-Migrations-Projekt verglichen werden, über dessen Änderungen alle Mitarbeiter informiert und gegebenenfalls geschult werden müssen.  

Unabhängig davon, ob Nutzerfeedback oder angepasste Unternehmensprozesse für die Anpassungen verantwortlich sind, bedeutet die Restrukturierung pro Teams-Raum je nach Komplexität zwischen 1 und 3 Stunden; in Einzelfällen kann es sogar noch mehr sein. 

Archivierung & Lifecycle-Management

Der Standardarchivierungsmechanismus von Microsoft Teams erfüllt oft die fachlichen Anforderungen nicht umfassend und muss durch Erweiterungen und/oder manuelles Eingreifen komplettiert werden.  

Außerdem müssen die Räume nach einer gewissen Zeit ganz gelöscht werden.  

Während der Archivierung und Löschungsprozesse müssen die Endnutzer über die Aktionen informiert werden. Das bedeutet erneut Aufwand für die interne Kommunikation. 

Der Aufwand beläuft sich auf 0,5 bis 3 Stunden pro Raum-Archivierung & Lifecycle-Management.

Einsparungspotenzial 

Aufwand und Kosten lassen sich deutlich senken, indem Sie Prozesse standardisieren und automatisieren: 

• Frühzeitige Konzepterstellung dahingehend, wie Teams genutzt werden soll und welche Anforderungen allgemein erfüllt werden müssen
• Standards festlegen 
• Prozesse deklinieren, die automatisiert werden können 
• Anlage von Teams-Räumen 
• Anlage von Channels in Teams-Räumen 
• Flexibel anpassbare Freigabeprozesse und Genehmigungen 
• Bereitstellung und Integration von Apps  
• Individuell einstellbare Metadaten 
• Anlage von Sharepoint Site Collections 
• Rollenabhängige Zugriffsrechte, -vergabe und -pflege 
• Verwaltung externer Benutzer 
• Bereitstellung von Sensitivity- und Retention-Labels 
• KI-basierte Verschlagwortung 
• Aktualisierung und Umbau von Templates  
• Archivierung 

Einzelne Aufgabenschritte, die Sie durch Templating und Standardisierung einsparen können, am Beispiel der Anlage eines Teams-Raums: 

• Konfiguration und Struktur des Teams-Raums 
• Konfiguration und Struktur auf SharePoint Seite 
• Kommunikation und ggf. Meeting zum Anlageprozess und Abhaltung der benötigten Rücksprachen zwischen IT und Fachabteilung 
• Vergabe von Senisitivity-Labels 
• Festlegen externer Benutzerberechtigungen 
• Content-Sharing-Einstellungen 
• Metadaten — z. B: für Lifecycle Management — hinterlegen 

Owner und Verantwortlichkeits-Dokumentation 

Kostenvergleich: Governance der Kollaborationsplattform MS Teams mit und ohne Automatisierung  

Die Betriebskosten sind insbesondere in den Phasen des operativen Business und zum Ende des Lifecycles deutlich geringer, wenn Sie auf automatisierte Governance setzen. 

Pro Teams-Raum liegt die Einsparung durchschnittlich bei mehr als vier Stunden jährlich. 

Beispielkalkulation 

Ausgangssituation: mittleres Unternehmen mit 1000 Nutzern und 1000 Teams-Räumen 

(Annahme: Es gibt zwischen der Anzahl der Mitarbeiter und der Anzahl der Teams-Räume ein Verhältnis von 1:1. Dieses Verhältnis kann von  1:0,15  bis 1:5 variieren.) 

 4.500 Stunden pro Jahr entsprechen mehr als zwei FTE, also zwei Vollzeitstellen, für die Sie in der IT-Abteilung keine Fachkräfte benötigen. 

Ab wann lohnen sich Governance-Lösungen?

Einer Studie der HdM zufolge setzen derzeit noch 71 % der Befragten die Governance im Unternehmen manuell durch die IT um. 

Diese Studie kommt dabei auch zum Ergebnis, dass dies nur bis zu einer Größe von bis zu 200 Teams-Räumen verwaltbar erscheint. 

Ab 200 steigt der interne Aufwand so stark, dass es empfohlen wird, entweder auf eigens entwickelte Scripts mit Microsoft PowerShell oder eine 3rd Party Lösung zurückzugreifen.