Gefahren durch Wildwuchs in Microsoft Teams – mit Automatisierung beherrschen Sie das Chaos

Was genau bedeutet Wildwuchs in Microsoft Teams?

Wildwuchs ist ein Sammelbegriff und bezieht sich in MS Teams auf folgende drei Aspekte: 

• Teams Räume: 

• • Jeder kann Teams Räume anlegen 
  • Doppelanlage von Teams Räumen 
  • Ungenutzte Teams Räume 
  • Verwaiste Teams Räume
  • Veraltete Teams Räume
  • Test Teams Räume
  • Zu viele Kanäle 
  • Jeder kann Kanäle anlegen 
  • Ziel der Kanäle ist unklar und nicht kommuniziert 
  • Zu viele Apps
  • Apps die vom Unternehmen nicht freigegeben sind  

• Unübersichtliche Dokumentenablage 

• • Doppelanlage von Dateien 
  • Veraltete Dateien 
  • Inkonsistente Verzeichnisstrukturen 
  • Nicht verschlagwortete Dateien   

• Verwaltung der Benutzerzugriffe  

• • insbesondere von Externen 
  • Rechte und Freigaben nach Sicherheitskriterien  

Erkennen Sie wodurch Wildwuchs entsteht 

Prüfen Sie diese Punkte, ob diese auch auf Ihre aktuelle Situation zutreffen: 

Kreative Wildnis aus Neugierde 

Häufig weckt die Einführung einer Kollaborationsplattform die Neugierde und den Spieltrieb der Mitarbeiter.  

Die Akzeptanz für die Plattorm ist hoch. Schnell unkoordiniert entstehende private und öffentliche Räume, Kanäle, Chats und Sharepoint SiteCollections sind das Resultat.  

Wildwuchs auf Grund mangelnder Vorgaben 

Ohne eine Unternehmensstrategie, die den Einsatz und Umgang von Microsoft Teams regelt, ist der Wildwuchs vorprogrammiert. 

Fehlendes Wissen über die Nutzung von Micorosoft Teams im Unternehmen 

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zum benötigten Wissen haben. Ist klar kommuniziert: 

• wie die Kollaborationsplattform genutzt werden soll  
• welche  Regeln gelten 
• welche Prozesse und Workflows einzuhalten sind 
• welche Vorlagen existieren 
• Welche Ansprechpersonen Hilfestellung geben  

Gut versteckt ist doppelt vorhanden 

Teams Räume, die als private Räume angelegt werden, können von anderen Mitarbeitern nicht gefunden werden. Dies kann dazu führen, dass identische oder sehr ähnliche Räume mehrfach erzeugt werden und Synergien nicht genutzt werden können. 

It ain’t over till it’s over – Lifecycle Management 

Projekte gehen einmal zu Ende, aber damit beginnt für die IT-Abteilung nur eine weitere Phase. Projekträume zu archivieren, nicht mehr benötigte Zugriffe zu entziehen und entsprechend eventueller Aufbewahrungsfristen die Dokumente sicher zu verwahren.  

Wie erfährt die IT davon, dass ein Projekt abgeschlossen ist? Wie stellen Sie sicher, dass alle nicht mehr benötigten Räume aus dem operativen Business entfernt werden und umgekehrt alle aktuell benötigten Räume auch in vollem Umfang verfügbar sind? 

Welche Probleme verursacht der Wildwuchs? 

Für die Nutzer bedeutet Wildwuchs den Überblick zu verlieren. Für die IT-Abteilung entsteht ein immenser Arbeitsaufwand.  

Nutzerakzeptanz 

Alle Mitarbeiter, die die Kollaborationsplatzform nutzen, sollten diese als hilfreich empfinden. Finden sich die Nutzer nicht zurecht, fühlen sie sich unsicher welcher Channel der passende ist oder sind sie schlicht nicht in der Lage den passenden Raum zu finden, da dieser privat und somit nicht auffindbar ist, so hat das alles zur Folge, dass die Akzeptanz für die Plattform rapide sinkt.  

Die Plattform wird nicht mehr als zentraler Kommunikations- und Projekt-Hub verstanden, sondern als lästige Krücke wahrgenommen. 

Reduzierte Produktivität 

Aus der verminderten Akzeptanz resultiert auch eine verminderte Produktivität, die sich über alle Mitarbeiter erstrecken kann.  

Darüber hinaus schränken unstrukturiert gewachsene Kollaborationsplattformen die Produktivität der IT-Abteilung maßgeblich ein.  

Von der Anlage über die Unterhaltspflege / Maintenance bis zur Archivierung fallen mit wachsendem Umfang proportional viele Verwaltungs-Aufgaben in der Fachabteilung an.  

Die IT-Abteilung stellt dabei oft den Flaschenhals dar und verursacht für Mitarbeiter dadurch unproduktive Wartezeiten.  

Sicherheitsrisiken 

Sind Sie sich absolut sicher, dass auf Ihre Plattform nur berechtigte Zugriffe sowohl intern als auch von extern stattfinden? Dann haben Sie ein wesentliches Problem mit dem Wildwuchs im Griff Herzlichen Glückwunsch.  

Die Realität zeigt aber aus unserer Erfahrung häufig, dass beispielsweise zwar zu Beginn eines Projektes und mit der Anlage des dazu gehörigen Projekt-Raumes die Zugriffsrechte klar definiert und zugeteilt werden.  

Über die Projektdauer hinweg und vor allem nach Beendigung werden Zugriffe von Externen aber schnell aus den Augen verloren.  

Die IT kann nicht beurteilen welcher externe Nutzer noch Zugriff erhalten soll, ein Projektverantwortlicher hat dies aber längst aus den Augen verloren. Tür und Tor für unberechtigte Zugriffe sind damit geöffnet. 

Die Zusammenarbeit mit Externen wird in einer Studie von mehr als einem Drittel der Befragten als schwierig dargestellt, bei Unternehmen über 5000 Mitarbeitern sogar 39%. 

Immenser Administrations-Aufwand 

Sind Kollaborationsplattformen erst einmal organisch gewachsen, besteht ohne Zweifel zu einem gewissen Grad Wildwuchs. Diesen Wildwuchs wieder einzudämmen und im Rahmen zu halten, dass Sicherheit und Produktivität gewährleistet sind, stellt die IT-Abteilung vor große Probleme.  

Durchschnittlich liegt der Aufwand für Genehmigung, Anlage, Restrukturierung und Archivierung  bei 8 Stunden pro Teams Raum.  

Hinzu kommen linear steigende Aufwände mit der Anzahl der externen Nutzer.  Bereits ab 250 Teams Räumen entspricht das einer Vollzeitstelle in der IT-Abteilung, die gegen den Wildwuchs eingesetzt werden muss. 

Entwicklung der Zufriedenheit und Kosten im Verlauf der Zeit 

Was kostet Wildwuchs in Microsoft Teams tatsächlich? 

Nerven, Sicherheit und Geld – das wäre die kurze Antwort. Betriebswirtschaftlich lassen sich zumindest die IT-Ressourcen sehr genau beziffern und so die Kosten, die durch Wildwuchs der Kollaborationsplattform entstehen, ermitteln. 

Überschlagen Sie dazu die Anzahl Ihrer Teams Räume und orientieren Sie sich an unseren Erfahrungswerten  zu den einzelnen Teilaufwänden in der Tabelle. Berücksichtigen Sie dabei, dass der Aufwand für die IT-Abteilung in der Anlage und Genehmigung bei maximaler Freiheit eher niedrig anzusetzen ist, wohingegen der Aufwand in Restrukturierung und Archivierung bei Wildwuchs sehr schnell den angegebenen Max-Wert annimmt, in Einzelfällen auch übersteigt:

Sonder-Faktor Verwaltung von externen Benutzern: 

Während das Hinzufügen der externen Teams-Raum Nutzer simpel ist, bringt deren weitere Verwaltung erhebliche Kosten mit sich. Ein externer Nutzer, mit dem die Zusammenarbeit bereits beendet wurde, muss im jeweiligen Teams- Raum gefunden und entfernt werden um dem Wildwuchs entgegen zu wirken. Der Aufwand steigt linear mit der Anzahl der externen Benutzer an und kann dadurch einen massiven Anteil der Betriebskosten verursachen. 

Detaillierte Kosten- und Einsparmöglichkeiten im Betrieb der Kollaborationsplattform durch automatisierte Governance finden Sie hier. 

Wildwuchs dauerhaft besiegen 

Hier finden Sie 3 sinnvolle Mittel, um dem Wildwuchs in Microsoft Teams effektiv zu begegnen. 

1. Analyse

Haben Sie noch keine Kollaborationsplattform in Ihrem Unternehmen eingeführt, haben Sie eine gute Chance, von Beginn an dem Wildwuchs entgegenzuwirken, indem Sie sorgfältige Analysen zu den verschiedenen Einsatzzwecken und Anwendungsfällen der Plattform anstellen.  

Diese werden Ihnen klare Vorgaben liefern können, wie viel Freiheiten Sie Ihren Nutzern einräumen können und welche unumgänglichen Vorgaben Sie schaffen müssen. 

Klären Sie an dieser Stelle auch auf welche Ressourcen und Ansprechpartner mit dem benötigten Wissen über die nativen Microsoft Tools Sie zurückgreifen können. 

2. Vorgaben in Prozesse und Templates übersetzen 

Haben Sie die Richtlinien in Ihrem Unternehmen definiert, die für die Anlage von neuen Teams Räumen und Dokumentenstrukturen gelten sollen, ist es Zeit, diese in entsprechende Vorlagen bereitzustellen.  

Damit vereinheitlichen und standardisieren Sie Ihre Kollaborationsplattform. Dies gilt dabei nicht nur für die Anlage sondern viel mehr auch für Prozesse in der Maintenance und zum Ende des Lifecycles.  

3. Automatisierung  

Jeder automatisierte Prozess sichert die Einhaltung von vorab definierten Standards, verhindert menschliche Flüchtigkeitsfehler und entlastet die IT-Mitarbeiter um bis zu 3 Stunden pro Teams Raum. 

Gegen Wildwuchs lassen sich folgende Prozesse automatisieren: 

• Anlage von Teams Räumen 
• Anlage von Channels in Teams Räumen 
• Anpassung der Team Sharepoint Site Collection auf Templates basierend  
• Bereitstellung und Integration von Apps  
• Individuell einstellbare Metadaten 
• Rollen-abhängige Zugriffsrechte 
• Flexibel anpassbare Freigabeprozesse 
• Verwaltung externer Benutzer 
• Bereitstellung von Sensitivity- und Retention-Labels 
• Automatisierte Verschlagwortung 
• Ergänzend KI basierte Verschlagwortung