Die 5 wichtigsten Erkenntnisse der Microsoft Teams Governance-Studie 2022

Großer Unterschied im Zeitaufwand bei der Umsetzung von Microsoft Teams

Die Mehrheit der befragten Unternehmen (62 %) nutzt Microsoft Teams erst seit oder unmittelbar vor der Corona-Pandemie und der einhergehenden Pflicht zum Home-Office – das zeigen die aktuellen Zahlen.

Dabei benötigten 55 % der befragten Unternehmen nur 1–6 Monate von der ersten Planung bis zum Rollout. 24 % gaben an, dass die Einführung von Microsoft Teams bei ihnen mehr als 12 Monate in Anspruch genommen hat.

Eine gute Planung lohnt sich doppelt: Die Umsetzung und Integration von Teams findet so nicht nur schneller statt, die nötige Voraussicht schützt auch vor einige der häufigsten Herausforderungen mit Teams:

• Wildwuchs der Kollaborationsplattform
• Probleme bei der Verwaltung externer Benutzer
• Unzufriedenheit der Nutzer aufgrund von Engpässen in der IT
• fehlende Standards gefährden die Sicherheit

Übrigens: Der Großteil der befragten Unternehmen (53 %) hat weniger als 500 Mitarbeiter. Auffällig hierbei ist der hohe Anteil vor allem kleiner bis mittelständischer Unternehmen bis 249 Mitarbeiter. Fast ein Viertel der Befragten (23 %) ist in Großunternehmen mit Mitarbeitern zwischen 500 und 5000 angesiedelt. Genauso viele haben mehr als 5000 Teilnehmer.

Man sieht also, dass viele kleinere Unternehmen sich den Herausforderungen in Microsoft Teams stellen. So ist es also keineswegs eine Problematik, mit der ausschließlich große Unternehmen zu tun haben.

Projektgruppen von 6–10 Mitgliedern in Microsoft Teams am häufigsten vertreten

Die durchschnittliche Größe eines Projektteams in Microsoft Teams liegt bei 2–10 Mitgliedern (60 %). Dieses Ergebnis bestätigt die empfohlene Teamgröße von 6–10 Mitgliedern nach Aussage von Microsoft selbst.

Fast alle befragten Unternehmen nutzen Microsoft Teams für Projektteams (89 %) und Abteilungsteams (86 %). Auch Organisationsteams sind mit 64 % häufig vertreten.

Der Großteil der User ist im Schnitt in bis zu 10 Teams Mitglied. Es gibt einen Teil an Ausreißern, die in über 25 Teams sind. Hier fehlt den Usern meist die Übersicht und die Vielzahl an Teams führt nicht selten zu Chaos.

Persönliche Teams, die ohne Vorgaben von den Mitarbeitern erstellt werden dürfen, zeigen, dass Unternehmen den Beschäftigten eine selbständige Arbeitsweise und ein Stück Souveränität ermöglichen. Diese Unternehmen laufen aber auch Gefahr, einen Wildwuchs an Teams zu bekommen.

Projektteams werden dagegen nach gewissen Definitionen angelegt, wenn es um geregelte Abläufe oder Archivierbarkeit geht.
Für Sie ist es daher wichtig, eine Balance zu finden.

Zum einen ist die Freiheit der User wichtig, um die Nutzung von Microsoft Teams nicht zu sehr einzuschränken; zum brauchen Sie Regeln notwendig, um Wildwuchs und Chaos zu verhindern.

Die häufigsten Herausforderungen bei der Nutzung von Microsoft Teams

Die Studie deckt noch weitere Herausforderungen der Unternehmen bei der Nutzung von Microsoft Teams auf. Die Dateiablage und gemeinsame Dokumentennutzung sind noch nicht in vielen Unternehmen etabliert, d. h. viele Nutzer wenden diese Funktionen der gemeinsamen Kollaboration nicht an. Hier steckt ein großes, ungenutztes Potenzial. Weitere Herausforderungen ergeben sich durch zu viele Teams innerhalb eines Unternehmens. Jedes vierte Unternehmen hat laut der Studie über 1000 Teams. Das hat einen fehlenden Überblick der Mitarbeiter über ihre Teams und Dateien bzw. Nachrichten zur Folge.

Viele Unternehmen schöpfen weitere Potenziale von Microsoft Teams nicht vollständig aus. So werden Registerkarten, Apps, Dateiablage und die gemeinsame Dateinutzung von nur rund 30 % der befragten Unternehmen genutzt. Nur 18 % nutzen einen automatisierten Prozess. Die Studie begründet dies darin, dass häufig ein klares Governance-Konzept fehlt und passende Governance-Tools nicht genutzt werden. Laut Prof. Dr. Arno Hitzges können dank eines automatisierten Prozesses Zeit und Kosten eingespart und gleichzeitig Richtlinien eingehalten werden. Mit schnellen Prozessen bestünde auch nicht die Gefahr der sinkenden Akzeptanz, so die Schlussfolgerung.

Viel Potenzial für Zeitersparnis in Microsoft Teams dank Automation

Fast die Hälfte der Befragten (48 %) verbringt pro Woche 2-5 Stunden mit der Verwaltung routinemäßiger Aufgaben. Darunter fällt z. B. die Teamerstellung oder -löschung, die Vergabe von Genehmigungen, Support oder auch das Nachfragen bei fehlerhaften Anlagen etc. Jedes fünfte Unternehmen benötigt in der Woche mehr als 5 Stunden für diese Aufgaben. Prof. Dr. Arno Hitzges weist darauf hin, dass ein unnötig hoher Verwaltungsaufwand bei vielen Unternehmen hinter Microsoft Teams steckt. Deshalb lohne es sich, vor der Einführung von Microsoft Teams ein IT-Governance-Konzept zu erstellen, sodass routinemäßige Verwaltungsaufgaben minimiert werden.

Richtlinien und Konzepte sind in Microsoft Teams nicht optional, sondern essenziell

Richtlinien geben den Unternehmen und Mitarbeitenden Struktur und eine Richtung vor. Oft werden auch Compliance-Themen in Richtlinien verankert, z. B. die Klassifizierung von Teams.

35 % der Befragten haben keine Richtlinie umgesetzt, was ein hohes Risiko für die Verwaltung birgt.

Die Namenskonvention scheint für 43 % der Unternehmen sinnvoll, was wahrscheinlich auch daran liegt, dass eine Namenskonvention schnell etabliert werden kann und keine zusätzlichen Kosten nach sich zieht. Bei dieser Frage wurden jedoch ausschließlich IT-Mitarbeiter und -Admins befragt, da sie die Richtlinien im Unternehmen genau kennen.

Interessant ist, dass mehr als jedes dritte Unternehmen Lösch- und Archivierungsrichtlinien umgesetzt hat.

Das Rechtemanagement und Templates sind ebenfalls ein Thema bei der Betrachtung von Richtlinien in Unternehmen.
Es ist deutlich zu erkennen, dass 43 % der Unternehmen keinerlei Einschränkungen bei der Erstellung von Teams haben. Wie zuvor erwähnt, lässt dies dem Anwender zum einen zwar Autonomie und Freiheit, führt zum anderen aber auch zu einem Wildwuchs an Teams, der schnell ausarten kann, wenn jeder Nutzer nach Belieben Teams erstellt.

Um ein Team zu erstellen, müssen sich 20 % der Befragten an die IT wenden, was zu einer niedrigen Nutzung führen kann, da dies zusätzlichen Aufwand für die Anwender bedeutet.

In 18 % der Unternehmen darf nur eine ausgewählte Gruppe Teams-Räume erstellen. In diesen Fällen sollte für alle Anwender klar sein, wer diese Gruppe ist. Es ist vorstellbar, dass die User nicht nachvollziehen können, wer eine Gruppe erstellen darf und das Engagement für das Tool fehlt.

Nur 18 % nutzen einen automatisierten Prozess, was daran liegen kann, dass dieser ohne ein Governance-Tool oder ein Skript nicht einfach umzusetzen ist. Durch einen automatisieren Prozess können unter Wahrung von Richtlinien Zeit und Kosten eingespart werden. Mit schnellen Prozessen besteht auch nicht die Gefahr einer sinkenden Akzeptanz.