Top 10 Herausforderungen beim Betrieb von Microsoft Teams

Die Top 10 Herausforderungen beim Betrieb von Microsoft Teams und wie Sie diese meistern können

Im Folgenden werden die 10 größten Herausforderungen beim Betrieb von Microsoft Teams detailliert beschrieben.

Diese Herausforderungen können dazu führen, dass die Arbeit auf der Plattform unübersichtlich und zeitaufwändig wird, die Kosten für die IT-Abteilung steigen und die Akzeptanz der Nutzer sinkt.

1. Mehr suchen weniger finden

Benutzer beschweren sich darüber, dass sie entweder überhaupt keine oder zu viele Dokumente in Microsoft Teams finden und sehr viel Zeit verlieren, um die Information zu finden, die sie benötigen.

Dies führt zu einem erheblichen Zeitaufwand und Kosten.

Eine zeitintensive Suche nach Informationen oder Dokumenten kann sich negativ auf die Produktivität und letztendlich auf die Kosten im Unternehmen auswirken.

Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 1.000 Mitarbeiter und jeder Mitarbeiter verliert pro Tag mindestens eine Minute für die Suche.

Bei einem Stundensatz von 60 Euro bedeutet das, dass das Unternehmen täglich 1.000 Euro an potenziellen Produktivitätsverlusten hat (1 Minute pro Mitarbeiter x 1.000 Mitarbeiter = 1.000 Minuten = 16,67 Stunden x 60 Euro/Stunde = 1.000 Euro).

Dies mag auf den ersten Blick nicht nach viel klingen, aber wenn wir das auf einen Monat hochrechnen, ergibt sich ein Verlust von 20.000 Euro.

Und wenn wir das auf ein Jahr hochrechnen, sind es bereits 240.000 Euro. Das ist eine erhebliche Summe, die das Unternehmen durch ineffiziente Prozesse und unstrukturierte Informationsmanagement verliert.

Lösung: Automatisierung und Templating-Mechanismus

Die IT-Abteilung ist oft der Flaschenhals für die Prozesse bei der Plattformnutzung. Eine Lösung für den Fachkräftemangel ist die Verwendung von Templating-Mechanismen, die vorgefertigte Templates für Benutzer bieten.

Diese Mechanismen können automatisierte Ablagestrukturen und ein Lifecycle-Management für Teams bereitstellen.

Das bedeutet, dass ein Team archiviert oder gelöscht werden kann und die Benutzerverwaltung automatisiert wird.

So kann das System automatisch erkennen, welche Benutzer innerhalb des Teams vorhanden sind und welche entfernt werden können.

2. Wildwuchs

Ohne klare Regeln und Strukturen entsteht schnell ein Wildwuchs an Informationen, der außer Kontrolle geraten kann.

Im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr Daten an, und es wird schwierig, den Überblick zu behalten.

Endnutzer werden frustriert, weil sie Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen zu finden.

Die Suche nach relevanten Informationen wird zu einer enormen Zeitverschwendung, die sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Das Fehlen einer klaren Struktur kann auch zu Konflikten und Unzufriedenheit führen, da die Benutzer sich nicht in der Lage fühlen, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Lösung: Vordefinierte Informationsarchitektur

Um Wildwuchs zu vermeiden, ist es hilfreich, eine vordefinierte Informationsarchitektur zu haben.

Diese beinhaltet Metadaten für das Team und für die Dokumente, die später im Team abgelegt werden.

Es ist wichtig, dass die Dokumente automatisch verschlagwortet werden, basierend auf den Metadaten, um die Suche später zu erleichtern.

Es kann auch hilfreich sein, ein Dashboard oder eine Übersicht zu haben, um einen schnellen Überblick über die Ablagestrukturen und Dokumente zu erhalten.

Suchportale für die Teams Dokumente können auch dabei helfen, Informationen schnell und effizient zu finden.

3. Zugriffskontrolle: Kontrolle über Unternehmensdaten können verloren gehen

Die Kontrolle darüber, wer wann auf welche Dokumente Zugriff hat, ging verloren.

Es ist einfach, Dateien innerhalb und außerhalb von Microsoft Teams zu teilen, jedoch fehlt häufig eine klare Übersicht darüber, wer wann Zugriff auf welche Dateien hat.

Unkontrollierter Zugriff auf Dokumente kann schwerwiegende Konsequenzen haben, wie Datenlecks, Verletzungen von Datenschutzrichtlinien oder sogar rechtliche Konsequenzen. 

Lösung: Festlegung klarer Prozesse

Unklare Prozesse können zu Fehlern und Verzögerungen führen und sind für Unternehmen ein Problem.

Ein erfolgreiches Lifecycle-Management kann dazu beitragen, solche Probleme zu lösen.

Ein wichtiger erster Schritt ist die Definition von klaren Prozessen für verschiedene Aufgaben, wie beispielsweise den Beantragungsprozess, den Archivierungsprozess und den Löschprozess.

Dadurch können alle Beteiligten sicherstellen, dass sie die richtigen Schritte ausführen und sich an die richtigen Vorgaben halten.

Es ist auch wichtig, klare Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben zu definieren. Wer ist für die Einrichtung von Teams verantwortlich?

Wer ist für die Einladung von externen Benutzern zuständig? Wer ist für das Off-boarding von externen Benutzern verantwortlich? Wenn jeder weiß, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, kann das Team besser zusammenarbeiten und Probleme können schneller gelöst werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einladung und das Off-boarding von externen Benutzern. Auch hier sollten klare Prozesse definiert werden, um sicherzustellen, dass die Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleiben. 

4. Externer Zugriff: Risiken bei mangelnder Kontrolle

Microsoft macht es uns sehr einfach, mit Partnern an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Ein externer Benutzer ist schnell eingeladen und kann ohne größere Hürden direkt mitarbeiten.

Doch wenn das Projekt beendet ist, wird das Entfernen des Benutzers zur wahren Herausforderung.

Es erfordert Zeit und Ressourcen, den Benutzer aus dem Team zu entfernen. Gefahr: externe Benutzer haben länger und auf mehr Daten Zugriff als es sein sollte.

Lösung: Regelmäßiges Reporting

Regelmäßige Überprüfung und Entfernung von externen Nutzern kann helfen, Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Externe Nutzer sollten nur so lange Zugriff auf Dokumente haben, wie es notwendig ist, und ihre Zugriffsrechte sollten nach einer bestimmten Zeit automatisch entfernt werden.

5. Ablagestruktur: Wenn Chaos droht

Wenn keine klare Ablagestruktur vorhanden ist, kann das zu einer Herausforderung werden.

Nutzer senden oft wiederholt Nachrichten, um Informationen zu erhalten, wie beispielsweise: "Wo kann ich dieses wichtige Dokument ablegen?"

Diese Unterbrechungen können die Mitarbeiter ablenken und zu einem erheblichen Zeitverlust führen.

Schließlich können Mitarbeiter ihre eigene Ablagestruktur erstellen, die jedoch nur von ihnen selbst verstanden wird, was wiederum dazu führt, dass andere Nutzer sich nicht zurechtfinden.

Lösung: Stringente Ablagestruktur

Wenn wir uns den Punkt "Ablagestruktur" ansehen, dann hilft uns hier natürlich eine klare Definition und Implementierung von Ablagestrukturen.

Eine Möglichkeit ist beispielsweise die Verwendung von vordefinierten Templates, die eine einheitliche Ablagestruktur schaffen und die Suche nach Dokumenten erleichtern.

6. Sinkende Benutzerakzeptanz

Am Anfang, wenn nur wenige Teams und Nutzer auf der Plattform sind, sind in der Regel alle glücklich.

Doch mit dem Wachstum der Plattform und der Anzahl der Teams entstehen Herausforderungen.

Die IT-Abteilung muss eine wachsende Anzahl von Teams verwalten, was zu steigenden Kosten führt.

Gleichzeitig sinkt die Akzeptanz der Nutzer, da sie Schwierigkeiten haben, sich auf der Plattform zurechtzufinden.

Wenn Mitarbeiter mit der Plattform nicht zurechtkommen und diese nicht nutzen, kann die Investition in die Plattform als sinnlos erscheinen, da sie nicht den erwarteten Nutzen bringt.

Lösung: Einfache und intuitive Benutzeroberfläche

Eine nutzerfreundliche Plattform kann helfen, die Benutzerakzeptanz zu verbessern und die Arbeit auf der Plattform effizienter zu gestalten.

Die IT-Abteilung kann entscheiden, ob etwa private Teams in der Benutzeroberfläche sichtbar sind und ob Benutzer eine Anfrage zum Beitritt stellen können.

Eine Mehrfachanlage von Teams wird damit schon im Ansatz unterbunden.

7. Zentrale Verwaltung: Kostspielige Kompromisse zwischen Kontrolle und Nutzerfreundlichkeit

Um den Wildwuchs zu vermeiden, schaltet die IT oft die Anlage von Teams ab.

Das führt jedoch zu langen Wartezeiten für Nutzer und einem hohen Verwaltungsaufwand für die IT-Abteilung.

Die IT-Abteilung hat oft nicht genügend Ressourcen, um schnell auf Anfragen zu reagieren.

Dadurch kann es zu langen Wartezeiten kommen, die bei den Nutzern Frustration und Unzufriedenheit auslösen.

Als Konsequenz wenden sich die Nutzer oft von der Plattform ab.

Lösung: Automatisiertes Berechtigungskonzept

Um Sicherheits- und Datenschutzrisiken zu vermeiden, hilft Automatisierung. Ein vordefiniertes Berechtigungskonzept kann verwendet werden, um Benutzern automatisch die richtigen Berechtigungen zuzuweisen.

Es ist auch wichtig, die externe und interne Benutzerverwaltung zu automatisieren, um sicherzustellen, dass nur diejenigen, die Zugriff benötigen, diesen auch haben.

Regelmäßige Überprüfungen werden durchgeführt, um zu sehen, ob ein externer Benutzer noch Zugriff benötigt und um sicherzustellen, dass der Zugriff automatisch entfernt wird, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist die Integration in das Purview Center von Microsoft. Hier können Retention Labels und Sensitivity Labels auf das Team angewendet werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

8. Extremer Verwaltungsaufwand

Aufgrund des Fachkräftemangels wird die IT-Abteilung häufig zum Flaschenhals, da sie nicht schnell genug auf Anfragen reagieren kann.

Diese Verzögerungen können bei den Mitarbeitern Frustration und Unzufriedenheit auslösen.

Nutzer fangen an Teams sehr stark Teams zu nutzen, legen Dateien ab, arbeiten mit externen Partnern zusammen.

Der Verwaltungsaufwand steigt von Woche zu Woche und oft wird erst zu spät bemerkt, dass keine Automatisierung im Einsatz ist. Infolgedessen müssen Mitarbeiter zusätzlich einspringen, um die Aufgaben zu erledigen.

Lösung: Balance zwischen zentraler Verwaltung und Nutzerfreundlichkeit

Eine zentrale Verwaltung kann durch die Verwendung von Self-Service-Tools und Automatisierungsprozessen vereinfacht werden.

Die Einführung von Rollen und Berechtigungen sowie die Implementierung von Workflows und Prozessen im Rahmen einer erfolgreichen Microsoft Teams Governance kann ebenfalls dazu beitragen, die Verwaltung effizienter und nutzerfreundlicher zu gestalten.

9. Datenschutz: Keine Kontrolle über sensible Daten

Wenn ein angemessenes Berechtigungskonzept fehlt, kann jeder Benutzer innerhalb von Teams auf alle Daten zugreifen und weiterteilen. Solch ein unkontrollierter Zugriff auf sensible Daten durch Unberechtigte stellt ein Risiko für die Vertraulichkeit und den Datenschutz dar.

Grundlage für sicheres Arbeiten mit Microsoft Teams

Beim Datenschutz ist es wichtig, klare Richtlinien und Prozesse zu definieren und sicherzustellen, dass diese von allen Nutzern eingehalten werden.

Eine Möglichkeit ist beispielsweise die Verwendung von Retention Labels und Sensitivity Labels, um sicherzustellen, dass sensible Daten geschützt werden.

Automatisierung und Berechtigungskonzepte

Automatisierung und die Verwendung von vordefinierten Berechtigungskonzepten können helfen, die Zugriffskontrolle zu verbessern und Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Die Integration in das Purview Center von Microsoft ermöglicht die Anwendung von Retention Labels und Sensitivity Labels auf Teams.

10. Tenant-Speicher: Enormer Kostenanstieg

Unternehmen investieren Zeit und Ressourcen, um klare Datenschutzregeln zu definieren.

Die Herausforderung besteht jedoch darin, diese Regeln einzuhalten, insbesondere wenn man keine automatisierten Prozesse verwendet.

Dies kann dazu führen, dass unkontrolliert zu viele Dokumente erstellt werden, zu viele Teams-Räume angelegt werden und die Speicherkapazitäten schnell aufgebraucht sind. Als Konsequenz fallen hohe Storagekosten an.

Effizientes Speichermanagement

Schließlich kann die Optimierung des Speichermanagements dazu beitragen, die Kosten für den Speicherplatz auf der Plattform zu reduzieren.

Hier ist es wichtig, regelmäßig nicht mehr benötigte Dokumente zu löschen und das Speichermanagement zu optimieren, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Nutzen Sie die Tipps und Best Practices, um Ihre Arbeit auf der Plattform zu verbessern und das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen.

Zusammenfassung der Herausforderungen bei der Nutzung von Microsoft Teams in vier Kategorien

Zusammenfassend lassen sich die Herausforderungen bei der Nutzung von Microsoft Teams in vier Kategorien unterteilen:

1.    Fachkräftemangel, der dazu führt, dass die IT-Abteilung zum Flaschenhals für die Prozesse wird.

2.    Wildwuchs, der dazu führt, dass Mitarbeiter viel Zeit durch die Unübersichtlichkeit und die Dokumentensuche verlieren.

3.    Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien, bei denen die Kontrolle darüber, wer wann auf welche Information zugreift, nicht gewährleistet ist.

4.    Unklare Prozesse, insbesondere bei der Beantragung, Archivierung und Löschung von Teams-Gruppen, sowie der Verwaltung der externen Benutzer.

Herausforderungen beim Betrieb von Microsoft Teams: Next Steps

Und nun? Sie wissen jetzt, was zu tun wäre, aber Sie sehen vermutlich auch jede Menge Arbeit vor sich. Sie fragen sich, ob Sie die Herausforderungen in Eigenregie angehen.

Sie wollen wissen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen, um Ihren Teams-Betrieb mit einer eigenen Lösung zu optimieren.  

Bevor Sie eine Eigenentwicklung anstreben, fragen Sie sich zunächst, ob Ihr Unternehmen die beschriebenen Herausforderungen aktuell bewältigen kann.

Sie müssen im Vorfeld wissen, ob Ihre IT-Abteilung über ausreichende Kapazitäten für lange Entwicklungszeiten verfügt.

Bedenken Sie, dass mit einer Inhouse-Lösung auch Bug-Fixing und Weiterentwicklung der Solution intern bewältigt werden müssen.

Das kann zu ungewollter Abhängigkeit von der IT-Abteilung führen. 

Hat Ihr IT-Team die nötigen Kompetenzen für eine Eigenentwicklung?

Beantworten Sie im Vorfeld zudem auch die Frage nach den laufenden Betriebskosten Ihrer Inhouse-Solution.

Sie müssen das Rad nicht neuerfinden. Ausgereifte Third-Party-Lösungen können eine effiziente und kostengünstige Alternative sein.

Möchten Sie mehr über die Herausforderungen bei der Optimierung Ihres Teams-Betriebs erfahren?

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